EU-DSGVO und Fotos - Das sollten Sie wissen

Angeblich bringt die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) völlig neue Regelungen für den Umgang mit Bildern / Fotos von Personen. Dichtung und Wahrheit liegen bei dieser Behauptung nahe beieinander.

Ein spektakulärer Fall: Erinnerungsfotos im Kindergarten

Der Fall löste Fassungslosigkeit aus: In Berlin machte ein Kindergarten Erinnerungsfotos mit allen Kindern, die in die Grundschule wechselten. Doch die Freude von Kindern und Eltern über die Fotos war deutlich getrübt. Denn die Gesichter der Kinder waren entweder verpixelt oder mit „schwarzen Balken“ über den Augen versehen. Die Begründung des Kindergartens: Die EU-DSGVO verlangt das leider so!

Müssen alle Fotos nach EU-DSGVO so aussehen?

Diese Aussage war allerdings Unfug. Dass die Kinder fotografiert werden, war angekündigt, und die Eltern waren damit ersichtlich einverstanden. Zudem wurden die Bilder nur den beteiligten Kindern und Eltern ausgehändigt. Also im Ergebnis alles kein Problem. Der Fall zeigt jedoch deutlich, wie groß die Unsicherheit beim Thema „Fotos und EU-DSGVO“ inzwischen ist.

eAkte-Datenschutz: Nutzung von Bildern von Mitarbeitern geht nur mit gesonderter Einwilligung

Unter "eAkte-Datenschutz" gehen wir auf uns aktuell vorliegende Datenschutz-Fälle bei unseren Datenschutz-Kunden ein. "eAkte" deshalb, weil wir unsere Datenschutz-Kunden und deren Fälle in unserem digitalen Büro 4.0 in elektronischen Akten verwalten. Die Veröffentlichung der Praxisfälle erfolgt selbstverständlich anonymisiert.

Dieses Mal geht es um die Frage "Kann eine Einwilligung für Mitarbeiterfotos auch in einer Klausel im Arbeitsvertrag geregelt werden oder benötigt man dafür ein separates Einwilligungs-Formular?"

Im Rahmen einer Erst-Beratung eines mittelständischen Datenschutz-Kunden (Datenschutzkonzept Phase A+B) fiel uns folgende Formulierung im Arbeitsvertrag zum Thema Mitarbeiter-Fotos und -Videos auf:

"Soweit der Arbeitnehmer in Verkaufsunterlagen  [...] des Arbeitgebers auf der Homepage oder in Messepräsentationen abgebildet ist, [...] erklärt der Arbeitnehmer sein Einverständnis zur unentgeltlichen Nutzung des Bildes / des Videos [...]. Das Recht zur Nutzung endet 5 Jahre nach Ende des Anstellungsverhältnisses zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber."

Fraglich für uns erschien daran:

1. Kann eine solch umfassende Regelung einer Einwilligung in die Nutzung von Mitarbeiterfotos /-Videos überhaupt "versteckt" in einem Arbeitsvertrag erfolgen?
2. Ein Nutzungsrecht von 5 Jahren nach Ausscheiden des Mitarbeiters ist unüblich lang.

Folgende Risiken sahen wir insbesondere für diesen Kunden:

• Arbeitsrechtlicher Ärger mit ausscheidenden und ausgeschiedenen Mitarbeitern.
• Teures Werbematerial wie Videos oder Prospekte muss vorzeitig aus dem Marketing genommen werden.

eAkte-Datenschutz - Einwilligung in die Nutzung von Mitarbeiterfotos und -Videos

Da es sich hier um rechtliche Fragen handelte, die auch den Bereich des Arbeitsrechts berühren, fragten wir unseren auf IT-Recht, Datenschutz und Arbeitsrecht spezialisierten Rechtsexperten an. Dessen Antwort bestätigte unsere Befürchtungen:

"Sehr geehrter Herr Ströbele,

das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 19. Februar 2015 teilweise Klarheit geschaffen, wann und in welchem Umfang der Arbeitgeber Bilder seiner Mitarbeiter auf Firmenunterlagen, in Filmen und im Internet benutzen darf.

Voraussetzung ist zunächst eine ausdrückliche gesonderte Einwilligung. Die Einwilligung formularmäßig durch eine Klausel im Arbeitsvertrag dürfte unwirksam sein. Es ist daher zu empfehlen, eine gesonderte Vereinbarung abzuschließen.

Ein Recht des Arbeitnehmers, die Einwilligung zu widerrufen, besteht in der Regel erst dann, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist und auch dann nur, wenn die Weiterbenutzung danach einen erheblichen Eingriff in das Allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers darstellt. Das war im entschiedenen Fall des Bundesarbeitsgerichtes nicht der Fall. Dort waren Arbeitsvorgänge im Unternehmen auf einem Videofilm festgehalten und Kunden zur Verfügung gestellt worden. Der betroffene klagende Arbeitnehmer war dabei nur in Hintergrund zu sehen.

Verwendet man die Bilder aber individualisierter, indem man den Mitarbeiter zum Beispiel ausdrücklich im Internet vorstellt, ist der Arbeitnehmer berechtigt, nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses seine Einwilligung zur Verwendung der Bilder zu widerrufen. Dann muss es schon auf Seiten des Arbeitgebers erhebliche Gründe geben, dass er dieses Bild wenigstens noch zeitweilig weiter nutzen kann. Das kann der Fall sein, wenn er die Bilder auch auf Druckprodukten oder in produzierten Videos verwendet, die nicht unerhebliche Kosten verursacht haben. Bei Druckprodukten wird man dann von einer so genannten „Aufbrauchfrist" ausgehen können.

Wie lange der Arbeitgeber nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Bilder noch benutzen kann, hat das Bundesarbeitsgericht nicht entschieden. Das hängt auch von der Intensität der Darstellung und der Nutzung ab. Als Faustregel muss davon ausgegangen werden, dass eine Benutzung über die Dauer von zwei Jahren hinaus eher nicht zulässig ist. Und das Beibehalten einer Darstellung eines Mitarbeiters im Internet mit Foto konkret als vorhandener Mitarbeiter wird sicherlich schon unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unzulässig sein."

Unserem Datenschutz-Kunden haben wir daher empfohlen, mit den Arbeitnehmern eine gesonderte Einwilligung zur Nutzung von Mitarbeiterfotos und -Videos neben dem eigentlichen Arbeitsvertrag abzuschließen. Ein entsprechendes Formular haben wir mit dem Kunden erarbeitet. Die Nutzungsdauer nach dem Ausscheiden haben wir an die Erfordernisse angepasst.


Falls Sie in Ihrem Unternehmen Unterstützung benötigen im Bereich Datenschutz, sind wir auch Ihnen gerne behilflich. Fordern Sie uns!

Ihr yourIT-Datenschutz-Team


Bidnachweis: 229H_©_Ryan_McGuire_gratisography_com