Datenschutz-Praxis: Ausgeschiedene Mitarbeiter als Adressaten von E-Mails – was tun mit den Mails?

Hier mal wieder ein typischer Fall aus unserer Datenschutz-Praxis: Datenschutz im "Offboarding-Prozess". Ein Mitarbeiter scheidet also aus dem Unternehmen aus. Kann der Arbeitgeber den E-Mail-Account dieses Mitarbeiters einfach schließen? Können die E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden? Wie ist mit E-Mails umzugehen, die ausdrücklich an ihn gerichtet sind? Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht bietet in seinem Tätigkeitsbericht für 2015/2016 einige Orientierungshilfen für diese Fragen.

Existieren schon Regelungen zum Offboarding?

Vorab sei auf Folgendes hingewiesen: Falls zu diesem Thema eine Betriebsvereinbarung / Verfahrensanweisung / Arbeitsanweisung existiert, ist alles klar. Es gelten die darin getroffenen Regelungen. Manchmal treffen das Unternehmen und der ausscheidende Mitarbeiter auch eine ausdrückliche Vereinbarung bezüglich der E-Mail-Accounts und der nach dem Ausscheiden eingehenden E-Mails, etwa in einem Aufhebungsvertrag. Schön für alle Beteiligten! Denn das schafft Klarheit.

Eingehende E-Mails für ausgeschiedene Mitarbeiter - ein Datenschutz-Problem

Und wenn nicht?

Aber was ist, wenn es an Beidem fehlt? Vielleicht lässt sich noch über eine einvernehmliche Regelung reden. Aber manchmal erscheint das kaum vorstellbar, etwa nach einer fristlosen Kündigung. In solchen Fällen hilft die Meinung der Datenschutzaufsicht weiter.

Websites: Mehr als die Datenschutzerklärung

Sind Sie mit dem Webbrowser im Internet unterwegs, können Ihre personenbezogenen Daten schnell in Gefahr geraten. Viele Webseiten haben Datenschutzmängel. Dabei ist eine unvollständige Datenschutzerklärung nur ein Beispiel.

Datenschutz bei Webseiten oftmals mangelhaft

Wer glaubt, weniger prominente Webauftritte sind in Datenschutzfragen ein Risiko, bekannte Webseiten dagegen nicht, der irrt sich. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat vor einigen Monaten Websites mit sehr großer Reichweite untersucht. Obwohl sich einige der prominentesten Internetdienste unter den Geprüften befanden, fiel das Ergebnis aus Datenschutzsicht ernüchternd aus: Im Umgang mit Passwörtern und Tracking-Werkzeugen erkannte das Landesamt zahlreiche Mängel.

Websites: Mehr als die Datenschutzerklärung

Ähnliche Resultate erhielt auch der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDPS). Seine Prüfungen bei den Websites der wichtigsten EU-Organe und -Einrichtungen ergab, dass bei sieben von zehn geprüften Websites Datenschutz- und Datensicherheits-probleme aufgetreten sind. Eines der Probleme war das Tracking durch Dritte ohne vorherige Zustimmung. Weitere Schwachstellen betrafen die Verwendung von Trackern für Webanalysen ohne vorherige Zustimmung der Besucher und die Übermittlung personenbezogener Daten, die die Webseitenbetreiber über Webformulare mithilfe unverschlüsselter Verbindungen erfassten.

Einwilligung von Kunden in mangelhafte Datensicherheit möglich?

Datenschutz macht Arbeit. Das gilt besonders für Maßnahmen der Datensicherheit, wie etwa die Verschlüsselung von E-Mails. Kann man sich solche Mühen sparen, wenn ein Kunde damit ausdrücklich einverstanden ist?

Datensicherheit verlangt Differenzierung

Gleich zu Beginn eine Klarstellung: Nein, es steht nirgends in der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), dass E-Mails immer verschlüsselt werden müssten. Aber die EU-DSGVO verlangt, dass man sich Gedanken darüber macht, wann dies nötig ist. Wir sprechen hier von einer "risikobasierten Vorgehensweise". Die sehr umfangreiche Regelung über die Sicherheit der Verarbeitung in Art. 32 EU-DSGVO zwingt Unternehmen dazu, sich zu entscheiden. Ist das Risiko für den Datenschutz so hoch, dass eine Verschlüsselung notwendig ist?Oder ist das nicht der Fall?

Einwilligung von Kunden in mangelhafte Datensicherheit möglich?

Der Zwang zur Entscheidung gilt auch für viele andere Fragen rund um die Sicherheit der Verarbeitung. So ist etwa eine Entscheidung nötig, wie intensiv eine Zugangskontrolle sein muss. In einem großen Rechenzentrum wird sie sicher anders aussehen als in einer Werbeagentur mit einigen wenigen Kundenlisten. Oder nehmen Sie nur ein Krankenhaus als Beispiel...

Datenschutz-Verstöße: Geldbußen gegen Mitarbeiter?

Geldbußen gegen Mitarbeiter von Unternehmen sieht die EU-DSGVO nicht vor. So liest man in der letzten Zeit häufig. Doch stimmt das überhaupt? Die ehrliche Antwort auf diese Frage lautet: Meist schon, aber keineswegs immer!

Datenschutz-Verstoß eines Mitarbeiters

Ein Mitarbeiter übermittelt Daten, obwohl die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) das nicht zulässt. Der Grund: Er kennt sich mit den Vorschriften nicht richtig aus und hat sie falsch interpretiert. Eigentlich hätte ihm dies nicht passieren dürfen, denn er hat eine betriebsinterne Datenschutz-Schulung besucht. Aber wie es so geht: Gerade als diese Frage behandelt wurde, war er gedanklich woanders.

Datenschutz-Verstöße: Geldbußen gegen Mitarbeiter?

Das ist ein typischer Fall von Fahrlässigkeit. Dass er bloß fahrlässig gehandelt hat, würde dem Mitarbeiter für sich allein allerdings nichts helfen. Denn die Regelung zur Verhängung von Geldbußen in Art. 83 EU-DSGVO kennt auch Geldbußen für fahrlässiges Handeln.

Datenschutz-Webinar zu aktuellen Themen

Das Datenschutz-Team präsentiert alle zwei Wochen in einem kurzen Webinar aktuelle Themen zur EU-DSGVO.

Die Sommerpause ist vorbei! Das Datenschutz-Team der yourIT wird weiterhin Webinare zu aktuellen Themen anbieten. Angesprochen werden in diesen Webinaren die eigenen Datenschutz-Kunden mit dem Ziel, eine regelmäßige Information und Fachkenntnisse zu einzelnen Arbeitsschritten weiterzugeben.

Die Datenschutz-Webinare sind eine gute Weiterbildungsmöglichkeit

Tausendsassa Datenschutzkoordinator - Wie Sie Datenschutz jetzt selbst aktiv umsetzen

Viele kleine Unternehmen, Kanzleien und Praxen werden derzeit von der Pflicht befreit, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Diese sollten nun reagieren und entweder freiwillig einen (externen) Datenschutzbeauftragten bestellen oder zumindest einen oder mehrere interne Datenschutzkoordinatoren bestellen und entsprechend ausbilden. Denn die Pflicht zu Aufbau und Pflege eines Datenschutz-Managementsystems (DSMS) im Unternehmen ist geblieben. Packen wir's an!

Hintergründe für diesen Blogbeitrag

Der Datenschutzkoordinator - ein Tausendsassa!

Der Bundestag hat im 2. DSAnpUG den Schwellenwert für die Pflicht zur Bestellung eines (externen) Datenschutzbeauftragten verdoppelt. Nun gilt diese Pflicht erst für ein Unternehmen, wenn sich mindestens zwanzig (bisher: zehn) Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen.

Für viele kleine Unternehmen/ Kanzleien/ Praxen wie z.B. Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte, Zahnärzte, Apotheken, Handwerker, Architekten, etc. entfällt nun die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Doch Branchenverbände und auch Landesdatenschutzbeauftragte warnen offiziell davor, den Datenschutz durch den Wegfall der Pflicht auf die leichte Schulter zu nehmen.

Tausendsassa Datenschutzkoordinator - Wie Sie Datenschutz jetzt selbst aktiv umsetzen

Aufgrund eines blöden Schreibfehlers wurde dieser Blogbeitrag neu erstellt und veröffentlicht unter https://mydatenschutz.blogspot.com/2019/08/tausendsassa-datenschutzkoordinator-wie.html