Digitales Aufräumen – eine sinnvolle Sache!

Einfach mal Datenmüll wegschaffen! Die Idee stammt von der Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg. Das trägt zum Datenschutz bei. Es hilft aber auch, Cyberattacken abzuwehren. 

Datenmüll wegschaffen!

 

Denn wer den Überblick über die gespeicherten Daten verliert, wird besonders schnell zum Opfer. 

 

Datenhaufen entstehen ständig 

Das gute alte Papierbüro hatte zumindest einen Vorteil: Es war sofort zu erkennen, wer die Leidenschaft pflegte, hemmungslos Daten aufzuhäufen. Denn irgendwann war schlicht jeder freie Platz im Büro mit Ordnern und Heftmappen belegt. Elektronische Datenhaufen wachsen dagegen im Verborgenen. Dafür sind sie oft umso größer. Denn nach dem Motto „Besser haben als brauchen“ fördern viele den Wildwuchs von Daten, anstatt auch einmal zu entrümpeln.

Fehlender Überblick kann fatal enden 

In so manchem Mail-Account liegen schon im Posteingang ständig Hunderte von Mails. Darunter finden sich oft zahlreiche Newsletter, die irgendwann einmal abonniert wurden. Oder Werbemails, die eigentlich niemand braucht. Und dann ist es gar zu schnell passiert: Irgendwann kommt eine Mail, die wie eine Werbemail aussieht, aber in Wirklichkeit gar keine ist. Schnell ist sie nebenbei, etwa während eines langweiligen Telefonats, geöffnet. Dann noch versehentlich den Link in der Mail angeklickt und schon freut sich ein Cyberkrimineller darüber, dass ihm jemand die elektronische Tür freiwillig geöffnet hat. 

Abbestellen schafft Luft 

Aus dem Verteiler von Werbemails kann man sich löschen lassen, aus den Verteilern für Newsletter genauso. Gehen Sie das einfach an, auch wenn es zunächst fast aussichtslos erscheint! Sehr schnell werden Sie feststellen, dass sich der Posteingang im Mail-Account fühlbar leert. Das Wichtige tritt stärker hervor. Ungewöhnliches und Verdächtiges nehmen Sie leichter wahr. Jede Abbestellung erfordert zwar einige Klicks. Zugleich reduziert sie aber dauerhaft den Posteingang und zahlt sich so dauerhaft aus. 

Manche Datenträger sind eigentlich bloß Müll 

In vielen Unternehmen ist ihr Einsatz völlig verboten. In manchen Büros haben sie aber nach wie vor eine wichtige Funktion. Gemeint sind USB-Sticks und SD-Karten, die dem Transport von Daten dienen, etwa zu einem Kunden. Optimal wäre es natürlich, auf solche mobilen Datenträger völlig zu verzichten. Sie erweisen sich immer wieder als gefährliches Einfallstor für Schadsoftware. Wenn es ohne sie nicht geht, sollten aber zumindest defekte Datenträger zügig entsorgt werden. Dasselbe gilt für Datenträger, die einfach nur herumliegen, ohne jemals zum Einsatz zu kommen. 

Überflüssige Accounts können gefährlich sein 

Schon die Buchhaltung-Azubis lernen es: Ein Bankkonto, das niemand benutzt, gerät aus dem Blick. Das schafft beste Möglichkeiten für Kriminelle, um das Konto für was auch immer zu missbrauchen. Ähnlich sieht es mit überflüssigen Mailaccounts und überflüssigen Kunden-Accounts bei Online-Shops aus. Bestellungen durch böswillige Außenstehende können umfassenden Ärger nach sich ziehen. Das gilt sogar dann, wenn es gelingt, die Zahlungspflicht abzuwehren. Löschen Sie daher Accounts, die Sie ohnehin nicht mehr benutzen. 

Müllvermeidung geht auch elektronisch 

Am besten ist es, wenn Müll erst gar nicht entsteht. Das gilt auch für Datenmüll. Setzen auch Sie bei einer Mail manchmal zur Sicherheit lieber ein paar Kolleginnen und Kollegen mehr in cc als wirklich notwendig? Das kostet unnötig Arbeitszeit bei allen Empfängerinnen und Empfängern. Und es trägt dazu bei, die Mail-Accounts zu verstopfen. Vielleicht wäre das einmal ein Thema für das nächste Gespräch bei einer Tasse Tee oder Kaffee. Es wird Sie möglicherweise überraschen, auf welche Kopien die Empfängerinnen und Empfänger sehr gern verzichten würden.

Auskunftsansprüche können viel Aufwand auslösen 

Manche denken sich: Wem schadet es schon, wenn auf meiner Festplatte einiges an Datenmüll liegt? Niemand sieht ihn, niemand erleidet einen Schaden. Das erweist sich spätestens dann als Trugschluss, wenn eine betroffene Person Auskunft über ihre Daten verlangt. Ein solcher Auskunftsanspruch erfasst nämlich alle Daten dieser Person, die vorhanden sind. Ob diese Daten längst hätten gelöscht werden können, spielt keine Rolle. Solange sie vorhanden sind, ist über sie Auskunft zu erteilen.

Manchmal gibt es noch Papier-Ordner 

In mehr als einem Büro gibt es Schränke mit Papier-Ordnern, angelegt vielleicht noch von einer Vorgängerin, die längst den Ruhestand genießt. Wenn Sie ohnehin am Aufräumen sind, finden vielleicht auch noch solche „Erbstücke“ den Weg zum Akten-Schredder. Sinn ergibt das in jedem Fall.

Benötigen Sie dennoch Hilfe? Kein Problem!

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