Einschränken, Löschen oder Vernichten - Kennen Sie den Unterschied?

Reicht es, Daten zu löschen, oder muss man gleich das ganze Speichermedium vernichten? Was hat es mit der Einschränkung der Verarbeitung auf sich? Verschaffen Sie sich den Durchblick!

Das Problem mit dem Löschen

Warum soll ich die Daten denn löschen, wir haben doch genug Speicherplatz, und vielleicht kann man die Daten später nochmals gebrauchen, so denken Sie vielleicht manchmal, wenn Sie Daten früherer Kunden löschen sollen. Die Antwort ist schnell gegeben: Die früheren Kunden haben ein Recht darauf, so will es die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).

Einschränken, Löschen oder Vernichten - Kennen Sie den Unterschied?

Das Löschen ist aber auch aus Unternehmenssicht sinnvoll: Gelöschte Daten lassen sich nicht mehr stehlen und missbrauchen. Datenlöschung ist Datenschutz, spart Speicherkosten und vereinfacht die Datenverwaltung. Wichtig ist es allerdings, dass die Daten auch sicher und vollständig gelöscht werden.

Datenschutz und Datenträgervernichtung

Das sollten Sie wissen! – Informationen zur neuen DIN-Norm 66399

In Kürze wird die neue DIN-Norm 66399 die Vernichtung von Datenträgern neu regeln. Sie löst damit die bisherige Norm 32757 ab. Hierfür bietet unser Partner, der Balinger Aktenvernichter-Hersteller IDEAL Krug & Priester eine interessante Informationsbroschüre, die in einfacher und übersichtlicher Form die wichtigsten Neuerungen und Änderungen im Vergleich zur alten Norm veranschaulicht. Die neuen Sicherheitsstufen, die Ermittlung des Schutzbedarfs und die Einteilung der Schutzklassen sowie die Materialklassifizierungen sind anschaulich dargestellt. Sie erhalten dadurch umfassende Einblicke sowie wichtige Entscheidungshilfen für die Erstellung eines hausinternen Datenschutz- und Sicherheitskonzeptes.

Öffnen der Informationsbroschüre zur DIN 66399

Näheres zu dieser Informations-Broschüre mit dem Titel „Das sollten Sie wissen! – Informationen zur neuen DIN-Norm 66399 für die Vernichtung von Datenträgern“ finden Sie auf der IDEAL-Microsite www.din-66399.com.

Schluss mit Datenmissbrauch!

Wenn personenbezogene Daten im Müll landen ist das meist der Anfang vom Ende.

Ein Beispiel aus der Datenschutz-Praxis: Ein Unternehmen verwahrt eingegangene aber vorerst abgelehnte Bewerbungen eine gewisse Zeit auf, für den Fall, dass nach kurzer Zeit doch noch entsprechender Personalbedarf entsteht. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder wenn der Platz knapp wird geht man an die Entsorgung der Bewerbungen. Dazu werden die fähigsten Mitarbeiter ausgewählt - 2 Auszubildende. Ohne weitere Datenschutz-Einweisung gehen diese an die Vernichtung, und da am nächsten Tag sowieso von einem Verein Papier abgeholt wir, landen die Bewerbungen am Straßenrand neben den alten Zeitungen...

Sie denken, sowas kommt bei Ihnen nicht vor? Dass dachten die im oben genannten Fall betroffenen Geschäftsführer auch.

Oft wird auch vergessen, dass falsch entsorgte Unternehmensdaten für Industriespionage genutzt werden können - mit erheblichen wirtschaftlichen Schäden.

Was können Sie dagegen tun?

1. Lassen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten eine Betriebsvereinbarung bzw. Benutzerordnung für das Vernichten von Dokumenten und Datenträgern ausarbeiten und in Ihrem Unternehmen installieren und schulen.
2. Kalkulieren Sie, ob sich für Sie ein externer Datenentsorger und/oder ein bis mehrere Inhouse-Aktenvernichter lohnen.

Achtung: Der externe Datenentsorger ist ein Auftragsdatenverarbeiter gemäß § 11 BDSG. Sie müssen ihn mit einem entsprechenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag in Ihr Datenschutzkonzept einbinden.

Sie wissen nicht, welchen Aktenvernichter und welche Sicherheitsstufe Sie für Ihre individuellen Anforderungen brauchen? Die folgende Liste hilft Ihnen dabei:

• Sicherheitsstufe 4: Für geheim zu haltendes Schriftgut im Verwaltungsbereich, bei Forschung und Entwicklung sowie auf Geschäftsleitungsebene
• Sicherheitsstufe 3: Für vertrauliche und persönliche Daten bei Anwälten, Gerichten, Steuerberatern, banken, Versicherungen, im Bildungs- und Gesundheitswesen, in Unternehmen, in Personalabteilungen etc.
• Sicherheitsstufe 2: Standardstufe für internes Schriftgut in Unternehmen

Alle anderen Sicherheitsstufen sind in der Regel für "normale" Unternehmen uninteressant.

Praxistipp: Wählen Sie Ihren neuen Aktenvernichter am besten eine Nummer größer, als Sioe ihn bei normaler Dokumentenmenge benötigen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch bei "Lastspitzen" komfortabel und sicher arbeiten können.

Unser Systemhaus yourIT ist übrigens Fachhandelspartner der Aktenvernichter-Marken EBA und IDEAL. Unsere Spezialisten beraten Sie gerne. Fordern Sie uns!