Auf den Punkt: Wer in den letzten Jahren mit einer Datenschutzbehörde zu tun hatte, kennt das Muster: Die erste Anfrage betrifft fast immer das Verarbeitungsverzeichnis. Wer es nicht vorlegen kann, hat den Termin schon halb verloren – wer ein veraltetes oder lückenhaftes Dokument schickt, oft auch. Aus 18 Jahren Beratungspraxis im Mittelstand ist es die häufigste vermeidbare Schwachstelle.
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| Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 EU-DSGVO |
Online-Tracking findet nicht nur auf Webseiten statt. Auch Newsletter und Werbe-E-Mails können genutzt werden, um das Verhalten von Empfängerinnen und Empfängern nachzuverfolgen. Viele denken dabei nur an angeklickte Links. Tatsächlich kann das Tracking aber schon beim Öffnen einer E-Mail beginnen.
Newsletter können mehr erfassen als nur Klicks – unsichtbare Tracking-Pixel können bereits beim Öffnen einer E-Mail Daten übertragen.
Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Texte werden zusammengefasst, Ideen entwickelt, E-Mails formuliert, Dokumente geprüft oder Informationen recherchiert. Das kann enorm hilfreich sein. Aber es kann auch gefährlich werden, wenn Mitarbeitende unüberlegt Daten in KI-Systeme eingeben.
Der wichtigste Grundsatz lautet deshalb: Erst denken, dann eingeben. Denn ein guter Prompt verbessert zwar die Antwort. Eine falsche oder ungeprüfte Eingabe kann aber Datenschutz, Vertraulichkeit und Informationssicherheit gefährden.
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KI kann im Arbeitsalltag helfen – aber nur, wenn klar ist, welche Daten eingegeben werden dürfen und welche nicht.
Keine E-Mails. Kein Zugriff auf Dateien. Keine internen Systeme. Keine gewohnten Kommunikationswege.
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| Mitarbeitende in einer IT-Notfallsituation nutzen sichere Kommunikation, während interne Systeme nicht verfügbar sind. |
Und genau dann stellt sich die wichtigste Frage: Wie erreichen wir jetzt die richtigen Personen?
Auf dem eigenen Smartphone ist es praktisch: Die Foto-App erkennt Gesichter und filtert aus Tausenden Bildern genau die Personen heraus, die man sucht. Für private Erinnerungen ist das bequem. In anderen Zusammenhängen kann dieselbe Technik aber schnell zum Datenschutz- und Sicherheitsrisiko werden.
Denn Fotos zeigen nicht nur Menschen. Sie können auch Aufenthaltsorte, Gewohnheiten, Beziehungen, Arbeitsumgebungen und technische Zusatzinformationen verraten. Genau deshalb sollten Unternehmen und Mitarbeitende bewusster mit Bildern umgehen.
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| Fotos können mehr verraten als den sichtbaren Bildinhalt – Gesichtserkennung und Metadaten machen sie zum Datenschutz- und Sicherheitsrisiko. |
Fotos sind mehr als Momentaufnahmen: Gesichtserkennung und Metadaten können zusätzliche Informationen über Personen und Orte preisgeben.
Beim Stichwort Cyberbetrug denken viele zuerst an Phishing-Mails oder gefälschte Online-Shops. Doch diese Sicht greift zu kurz. Internetkriminelle nutzen längst alle verfügbaren Kommunikationskanäle, um an Daten zu gelangen oder ihre Opfer zu schädigen.
Das bedeutet: Die Gefahr kommt nicht nur per E-Mail – sondern auch per Brief, Telefon, SMS oder sogar über QR-Codes.
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| Cyberbetrug nutzt heute alle Kommunikationskanäle – wer nur auf E-Mails achtet, übersieht einen Großteil der Angriffe |
Cyberbetrug erfolgt heute über alle Kommunikationskanäle – nicht nur per E-Mail.
Kennzeichenerfassung auf Parkplätzen ist längst Alltag. Ob Supermarkt, Einkaufszentrum oder Parkhaus – immer häufiger ersetzt die Kamera das klassische Ticket oder die Parkscheibe.
Viele fragen sich dabei: Ist das überhaupt erlaubt? Und: Was passiert eigentlich mit meinen Daten?
Kamera zur automatischen Kennzeichenerfassung an der Einfahrt eines Parkplatzes
Kennzeichenerfassung ersetzt zunehmend Tickets und Parkscheiben – entscheidend ist dabei die datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten.
Phishing-Mails, gestohlene Passwörter und kompromittierte Accounts gehören inzwischen zum Alltag. Wer sich nur auf ein Passwort verlässt, geht ein hohes Risiko ein. Genau deshalb wird die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) seit Jahren als zusätzlicher Schutz empfohlen.
Gleichzeitig häufen sich Berichte, dass auch 2FA nicht unüberwindbar ist. Das sorgt für Verunsicherung: Ist Zwei-Faktor-Authentifizierung überhaupt noch sicher?
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| Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöht die Sicherheit deutlich |
Einen USB-Stick, eine Speicherkarte oder sogar ein Smartphone mit der Post zu verschicken, wirkt auf den ersten Blick banal. Gerade deshalb passieren dabei immer wieder vermeidbare Fehler. Der Datenträger ist schlecht verpackt, die Sendung lässt sich nicht nachverfolgen oder sensible Inhalte werden unverschlüsselt verschickt, obwohl das Risiko unnötig hoch ist.
Dabei kommt der analoge Versand digitaler Daten auch heute noch häufiger vor, als viele denken. Mal geht es um einen USB-Stick mit großen Datenmengen, mal um eine Kamera, ein Handy oder ein anderes Gerät mit fest verbautem Speicher. Wer ein paar Grundregeln beachtet, kann das Risiko deutlich reduzieren.
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Sicher verpackter USB-Stick und Smartphone für den Postversand mit Schutzmaterial und Versandetikett |
„Schon wieder eine Datenpanne in den Schlagzeilen“ – dieser Eindruck kommt nicht von ungefähr. Fast jede Woche wird über neue Sicherheitsvorfälle, gestohlene Zugangsdaten oder veröffentlichte Nutzerinformationen berichtet. Besonders unangenehm wird es dann, wenn der betroffene Online-Dienst privat oder beruflich von Ihnen genutzt wird.
Die entscheidende Frage lautet dann: Sind meine Daten Teil des Datenlecks? Und wenn ja: Muss ich mein Passwort sofort ändern? Genau darum geht es in diesem Beitrag.
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| Prüfung einer E-Mail-Adresse auf ein mögliches Datenleck an einem Laptop mit Warnhinweisen |
Die Meldung ist da. Eine neue kritische Schwachstelle wurde veröffentlicht. Die ersten Warnungen laufen ein. Kunden fragen nach. Die Geschäftsführung will wissen, ob Handlungsbedarf besteht. Und intern beginnt hektische Betriebsamkeit.
Dann kommt die eigentliche Schlüsselfrage: Sind wir betroffen?
Wenn darauf keine schnelle und belastbare Antwort möglich ist, liegt das Problem oft nicht zuerst in der Technik. Es liegt an fehlender Transparenz, unklaren Zuständigkeiten und einem Sicherheitsprozess, der im Alltag nicht sauber gesteuert wird.
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| IT-Verantwortliche prüfen eine kritische Schwachstelle und gleichen betroffene Systeme mit einer Asset-Übersicht ab |
Viele IKT-Dienstleister glauben noch, DORA betreffe nur Banken und Versicherungen. Das ist zu kurz gedacht. DORA ist eine EU-Verordnung für den Finanzsektor, gilt seit dem 17. Januar 2025 und verpflichtet Finanzunternehmen unter anderem zu IKT-Risikomanagement, Vorfallbehandlung, Resilienztests und zur Steuerung von IKT-Drittparteien. Genau dadurch wird DORA auch für IT- und IKT-Dienstleister praktisch relevant.
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| DORA-Checkliste vom Kunden: Warum IKT-Dienstleister im Finanzsektor bei Nachweisen, Incident-Management, Subdienstleistern und Verträgen schnell unter Druck geraten. |
Eine Stimme per KI zu erzeugen, ist heute schnell erledigt. Für private Spielereien wirkt das harmlos. Im Unternehmenskontext kann dieselbe Technik jedoch zum echten Risiko werden: für Datenschutz, für das allgemeine Persönlichkeitsrecht und für die Security Awareness im Unternehmen.
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| KI-generierte Stimme bei einem betrügerischen Anruf als Risiko für Datenschutz und Awareness im Unternehmen |
Genau darin liegt das Problem. Dieselbe Technologie, mit der sich ein kreativer Geburtstagsgruß oder ein professioneller Werbespot erzeugen lässt, kann auch für Täuschung, Identitätsmissbrauch und Social Engineering eingesetzt werden.
Schatten-KI
Die Teilnahme ist in der Regel verbindlich. Was ist der Hintergrund dafür?
Medizintechnik-Unternehmen sind reguliert wie kaum eine andere Branche: MDR, ISO 13485, Risikomanagement nach ISO 14971. Viele Organisationen schließen daraus: „Wir sind sauber aufgestellt.“
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| Branchen-Special: NIS2 in der Medizintechnik |
Mit NIS2 gilt jetzt: Reguliert heißt nicht automatisch resilient. NIS2 verlangt nachweisbare Cyber-Resilienz der Organisation und rückt Geschäftsführung und Lieferkette in den Mittelpunkt.
Ich schreibe das als CEO und Leiter von THE COMPLIÄNCE – aus der Praxis mit MedTech-Unternehmen und Zulieferern, auch hier bei uns im Süden (Baden-Württemberg, Medical-Valley-Umfeld).
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| Führerscheinkontrolle |
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| Was tun im Ersntfall? |
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| Clean Desk Policy |
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| Windows + L: Bildschirm sperren |
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| Das Goldene Ticket |
