Weltweit werden täglich Milliarden und Abermilliarden E-Mails mit beruflichem Bezug verschickt. Häufig werden an diese zusätzlich mit Dateienanhängen versehen und dann unverschlüsselt versendet. Dies macht es Datendieben einfach, erfolgreich Industriespionage zu betreiben.
Verschlüsselungstechniken und andere Sicherheitsvorkehrungen sind Angestellten häufig zu kompliziert. Noch ernster werden die Sicherheitsfragen, wenn bestimmte Dateien im Internet hinterlegt werden. Denn ab einer gewissen Datenmenge verstopft man gegebenenfalls den E-Mail-Account des Empfängers, wenn man die betreffende Datei einfach an eine E-Mail anhängt. Viele wählen dann den höflichen Weg der Versendung eines entsprechenden Links, der mit oder ohne Passwort Zugang zur jeweiligen Datei verschafft.
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Die Vorteile einer Cloud
Entsprechend stark ist die Nutzung so genannter Clouds angewachsen. Denn auf viele Inhalte und Dokumente müssen häufig gleich mehrere Personen Zugriff haben können. Wenn die Datei per E-Mail versendet wird, entstehen mehrere Kopien, die jeweils Speicherkapazitäten verbrauchen. Solche Dateien sind starr. Denn wenn an ihnen weitergearbeitet wird, erfolgen die Änderungen nur jeweils auf dem Rechner, auf dem diese geändert und in dieser neuen Version abgespeichert wird. Ist die Datei dagegen in einer Cloud abgelegt, können Veränderungen von mehreren berechtigten Personen vorgenommen werden und alle Nutzer bleiben jederzeit auf dem aktuellen Stand. Durch intelligente Unterteilung der Cloud und die Vergabe unterschiedlicher Formen der Zugangsberechtigung, kann diese zu einem zentralen digitalen Anlaufpunkt des Unternehmens ausgebaut werden.
Abgelegt auf dem eigenen Server
Hinsichtlich der Sicherheit einer solchen Firmen-Cloud ist es vorteilhaft, wenn diese auf einem im eigenen Unternehmen befindlichen Server installiert wird. Denn auf diese Weise hat man auch physisch Zugriff, wenn sich Probleme ergeben sollten. Außerdem lässt sich die eigene Cloud wesentlich einfacher gegen unberechtigte Zugriffe von außen sichern, indem man sie vom Netz trennt. Gleichzeitig erlaubt eine solche Lösung, die Zahl der dezentral gespeicherten firmenbezogenen Dateien auf ein Minimum zu reduzieren. Dies spart nicht zuletzt den Mitarbeitern Zeit, die dann keinen regelmäßigen Abgleich der Dateien auf ihrem stationären Rechner, Laptop sowie ihrem Smartphone durchführen müssen. Denn dank der Cloud haben sie auf alle ihre Dateien von jeder Plattform aus jederzeit Zugriff.
Jetzt den ersten Schritt machen
Insofern bietet eine hausinterne Lösung gegenüber der Nutzung von webbasierten Diensten wie Dropbox und anderen Anbietern klare Vorteile in Sachen Zugriffsmöglichkeiten und vor allem beim Thema Datensicherheit. Daher gehört die Einrichtung eines eigenen Servers für die Installation einer firmeninternen Cloud weit oben auf die Prioritätenliste. Gerade die letzten Wochen haben durch millionenfach digitalen Identitätsdiebstahl erneut gezeigt, dass die Sicherheit von Daten gar nicht ernst genug genommen werden kann. Außerdem wird die Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich vereinfacht, weil alle Beteiligten bei den für sie relevanten Daten immer auf dem gleichen Stand sind. Insofern ist eine schnelle Entscheidung für eine eigene Cloud der beste Weg, die Kommunikation innerhalb des Betriebs kurzfristig nachhaltig zu verbessern.
Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns!
Ihr Thomas Ströbele
