Personalausweis kopieren – oft gemacht, aber erlaubt?

Sie mieten ein Hotelzimmer oder ein Auto und werden gebeten, Ihren Personalausweis vorzulegen. Dabei stellen Sie fest, dass der Ausweis kurzerhand kopiert wird. Ist das eigentlich zulässig? Und welche Regeln gelten in solchen Fällen wirklich?

Personalausweis kopieren – oft gemacht, aber erlaubt?

Die rechtliche Grundlage: § 20 PAuswG

Bis zum Inkrafttreten des Personalausweisgesetzes im Jahr 2010 war das Kopieren von Personalausweisen in Deutschland grundsätzlich verboten. Seitdem ist es dem Ausweisinhaber freigestellt, selbst eine Kopie anzufertigen. Möchte jedoch eine andere Person oder ein Unternehmen den Ausweis kopieren, gilt § 20 Abs. 2 PAuswG: Das ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Ausweisinhabers zulässig, und die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als solche erkennbar sein – etwa durch einen deutlichen Aufdruck „KOPIE". Eine generelle Pflicht, Dritten eine Ausweiskopie zu überlassen, besteht dagegen nicht.

Sie müssen den Ausweis nicht aus der Hand geben

Ein weiterer, oft übersehener Punkt: Nach § 1 Abs. 1 Satz 3 PAuswG darf von Ihnen nicht verlangt werden, den Personalausweis zu hinterlegen oder auf andere Weise den Gewahrsam daran aufzugeben. Das klassische „Perso gegen Schlüssel"-Prinzip im Fitnessstudio oder beim Check-in der Autovermietung ist damit rechtlich nicht haltbar. Zur Identitätsprüfung reicht in aller Regel das kurze Vorzeigen des Ausweises völlig aus – ein Kopieren ist nur dann gerechtfertigt, wenn eine bloße Vorlage für den jeweiligen Zweck nicht ausreicht.

Wann Unternehmen tatsächlich zum Kopieren berechtigt sind

Es gibt Bereiche, in denen das Kopieren des Personalausweises ausdrücklich gesetzlich vorgesehen ist – etwa bei Banken im Rahmen der Legitimationsprüfung nach dem Geldwäschegesetz oder bei Telekommunikationsanbietern im Zusammenhang mit Mobilfunkverträgen nach dem Telekommunikationsgesetz. Außerhalb solcher gesetzlich klar geregelten Ausnahmen – wie bei Hotels oder Autovermietungen – fehlt es dagegen häufig an einer eigenständigen Rechtsgrundlage. Hier bleibt es bei der grundsätzlichen Regel: Kopieren nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Warum das mehr als eine Formalität ist

Ausweiskopien enthalten eine ganze Reihe sensibler Daten – von der Anschrift über das Geburtsdatum bis hin zu Dokumenten- und Zugangsnummer. Gelangen solche Kopien in falsche Hände, etwa durch einen Datenverlust beim Unternehmen, können sie für Identitätsdiebstahl, betrügerische Vertragsabschlüsse oder gefälschte Buchungen missbraucht werden. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung sollten Unternehmen deshalb immer kritisch prüfen, ob eine vollständige, ungeschwärzte Kopie überhaupt erforderlich ist – häufig genügen bereits Name, Anschrift und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer. Wie sich Betroffene ganz allgemein vor Datenmissbrauch schützen können, thematisieren wir regelmäßig auch in unseren BE AWÄRE-Informationen für Endnutzerinnen und Endnutzer: BE AWÄRE! – Awareness-Informationen für Endnutzer.

Was Sie als Ausweisinhaber tun können

• Fragen Sie nach, warum eine Kopie und nicht nur die Vorlage des Ausweises benötigt wird – häufig lässt sich das klären.
• Bestehen Sie darauf, dass nicht benötigte Angaben wie die Dokumenten- oder Zugangsnummer geschwärzt werden.
• Achten Sie darauf, dass jede angefertigte Kopie eindeutig als „KOPIE" gekennzeichnet ist.
• Widersprechen Sie einer Hinterlegung des Originalausweises – das ist gesetzlich unzulässig.
• Fragen Sie im Zweifel nach der konkreten Rechtsgrundlage, auf die sich das Unternehmen beruft.

Fazit

Das Kopieren des Personalausweises ist kein rechtsfreier Raum, sondern klar geregelt: Es braucht Ihre ausdrückliche Zustimmung, die Kopie muss erkennbar als solche gekennzeichnet sein, und eine Hinterlegung des Originals ist grundsätzlich unzulässig. Wer diese Regeln kennt, kann im Alltag – ob im Hotel, bei der Autovermietung oder anderswo – selbstbewusst nachfragen, statt Kopien einfach hinzunehmen.

Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen den Umgang mit Ausweiskopien datenschutzkonform gestalten kann? Sprechen Sie uns an.

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