Löschen von Daten: Der kleine Wissenscheck für Ihren Arbeitsalltag
Das Recht auf Löschung gehört zu den wichtigsten Datenschutzrechten. Trotzdem zeigt die Praxis: Personenbezogene Daten werden oft zu spät, falsch oder gar nicht gelöscht. Eine gemeinsame Prüfaktion der Datenschutzaufsichtsbehörden hat deutlich gemacht, wo die typischen Probleme liegen – und was Beschäftigte dagegen tun können.
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| Löschen von Daten: Der kleine Wissenscheck für Ihren Arbeitsalltag |
Löschen ist wichtig – aber nicht immer einfach
Wer personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, muss sie grundsätzlich löschen. So einfach klingt das. In der Realität ist es jedoch komplizierter. Neben der Pflicht zum Löschen kann es auch eine Pflicht zur Aufbewahrung geben. Typische Beispiele sind Rechnungen oder steuerrelevante Unterlagen, die selbst nach der Zahlung noch mehrere Jahre gespeichert bleiben müssen.
Ein Blick in die Datenschutz-Grundverordnung – Art. 17 DSGVO, das „Recht auf Vergessenwerden" – zeigt: Es gibt zahlreiche Gründe, warum Daten nicht sofort nach Zweckerfüllung gelöscht werden dürfen oder müssen. Genau das führt im Arbeitsalltag häufig zu Unsicherheit: Muss ich jetzt schon löschen? Darf ich überhaupt löschen? Und wie lösche ich richtig? Wie ein durchdachtes Löschkonzept diese Fragen strukturell beantwortet, lesen Sie in unserem Beitrag Löschkonzept: Wie lange dürfen Sie Daten wirklich behalten?.
Wissenscheck: Wissen Sie's genau?
Testen Sie Ihr Wissen zu zwei typischen Alltagsfragen rund um das Löschen personenbezogener Daten. Die Auflösung finden Sie am Ende des Beitrags.
Frage 1: Werden personenbezogene Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt, müssen sie immer sofort gelöscht werden – stimmt das?
- a) Nein, die DSGVO nennt mehrere Gründe, wann personenbezogene Daten nicht direkt nach Zweckerfüllung gelöscht werden müssen.
- b) Ja, nicht mehr benötigte Daten müssen ohne Ausnahme sofort gelöscht werden.
Frage 2: Es reicht, Daten über die normale Löschfunktion von Windows oder einer Anwendung zu löschen – ist das richtig?
- a) Nein, oft landen die Daten nur im Papierkorb oder bleiben technisch wiederherstellbar.
- b) Ja, Betriebssysteme löschen Daten automatisch sicher und endgültig.
Prüfaktion zeigt typische Schwachstellen
Datenschutzaufsichtsbehörden in vielen EU-Staaten haben untersucht, wo es bei der Umsetzung des Löschrechts hakt. Auch in Deutschland zeigten sich immer wieder dieselben Problemstellen:
- Es fehlen klare interne Regeln, wann und wie gelöscht wird.
- Beschäftigte kennen diese Regeln oft nicht oder nur unvollständig. Unsicherheiten bestehen bei Aufbewahrungsfristen und Ausnahmen von der Löschpflicht.
- Schulungen zum Thema Löschen finden zu selten oder gar nicht statt.
Wenn Sie beim Lesen denken „Ja, das kenne ich" – behalten Sie diesen Eindruck nicht für sich. Fragen Sie nach. Häufig existieren im Unternehmen bereits Prozesse, nur sind sie nicht allen bekannt. Eine gute Ausgangsbasis für solche Prozesse liefert auch ein gepflegtes Verarbeitungsverzeichnis, das zeigt, wo im Unternehmen überhaupt welche Daten verarbeitet werden – mehr dazu in unserem Beitrag Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 EU-DSGVO: Warum die Behörde es zuerst sehen will.
Richtig löschen: eine Aufgabe für alle
Damit Datenschutz im Alltag funktioniert, müssen alle im Unternehmen wissen, welche Daten sie löschen dürfen, wann gelöscht werden soll und wie gelöscht werden muss. Andernfalls passieren typische Fehler:
- Daten werden zu früh gelöscht, obwohl sie noch aufbewahrt werden müssten.
- Es wird zwar gelöscht, aber technisch nicht sicher – die Daten bleiben wiederherstellbar.
- Daten bleiben aus Unsicherheit einfach dauerhaft gespeichert.
Haben Sie Fragen zum Löschen? Zögern Sie nicht und stellen Sie sie. Sie sind damit keineswegs allein. Die Prüfaktion der Aufsichtsbehörden hat gezeigt, dass viele Beschäftigte genau an diesem Punkt unsicher sind. Richtig löschen heißt: rechtzeitig, begründet und technisch sicher. Nachfragen ist dabei kein Fehler, sondern ein wichtiger Beitrag zum Datenschutz.
Auflösung des Wissenschecks
Lösung Frage 1: Antwort a) ist richtig. Die Datenschutz-Grundverordnung nennt mehrere Gründe, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen können, zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Archivzwecke im öffentlichen Interesse oder wissenschaftliche und statistische Zwecke. Deshalb gehört zu jedem Löschprozess auch die Prüfung, ob und warum Daten noch aufbewahrt werden dürfen oder müssen.
Lösung Frage 2: Antwort a) ist richtig. Bei vielen Systemen bedeutet „Löschen" nur, dass der Speicherplatz freigegeben wird. Die Daten sind technisch oft noch vorhanden und mit Spezialsoftware wiederherstellbar. Für sensible personenbezogene Daten sind daher geeignete, sichere Löschverfahren oder -programme erforderlich, die eine Wiederherstellung ausschließen.
Sie möchten wissen, wie ein rechtssicheres Löschkonzept für Ihr Unternehmen aussehen könnte? Sprechen Sie uns an.
