Datenpannen bei Excel vermeiden!
Excel ist ein gutes und wichtiges Werkzeug für den Büroalltag. Wer es ungeschickt benutzt, kann damit aber auch sehr schnell Datenpannen verursachen.
Bild: Excel (Photo Canva)
Das ließe sich meist leicht vermeiden. Achten Sie deshalb auf typische Fallstricke!
Morgen früh braucht ein Dienstleister die Liste mit Namen und
Anschrift bestimmter Kundinnen und Kunden, an die er im Auftrag Ihres
Unternehmens einen Sonderkatalog verschicken soll. Sie ziehen die nötigen Daten
aus einer Excel-Tabelle heraus, in der alle Kundinnen und Kunden enthalten
sind. Sie speichern die Daten in einem eigenen Arbeitsblatt, aber in einer
Arbeitsmappe zusammen mit anderen Arbeitsblättern, die von früheren ähnlichen
Aktionen stammen. Dann schließen Sie die Arbeitsmappe, weil Sie etwas anderes
erledigen müssen.
Am nächsten Morgen sind Sie nicht da. Ihre Vertretung übernimmt die Weiterleitung an den Dienstleister. Dabei übersieht sie, dass die Excel-Datei mehrere Arbeitsblätter mit Daten enthält. Das Ergebnis: Der Dienstleister bekommt Daten, die er weder will noch braucht.
Am nächsten Morgen sind Sie nicht da. Ihre Vertretung übernimmt die Weiterleitung an den Dienstleister. Dabei übersieht sie, dass die Excel-Datei mehrere Arbeitsblätter mit Daten enthält. Das Ergebnis: Der Dienstleister bekommt Daten, die er weder will noch braucht.
Das war der Fallstrick
Abstrakt ist es wohl allen klar: Eine Excel-Arbeitsmappe kann – solange der Arbeitsspeicher ausreicht – beliebig viele Arbeitsblätter enthalten. Beim Öffnen ist jedoch zunächst nur das erste Arbeitsblatt sichtbar. Weitere Arbeitsblätter, die ebenfalls Daten enthalten, sind dann schnell übersehen oder vergessen. Wird die Excel-Mappe weitergegeben, werden sie mit übermittelt. Wenn das nicht erforderlich war und personenbezogene Daten enthalten sind, stehen wir vor einer Datenpanne. Sie kann nach den Vorgaben der DSGVO meldepflichtig sein.
Manchmal ist Excel schlicht entbehrlich
Excel ist ein Tabellenprogramm. Seine Stärken kann es dann ausspielen, wenn die Arbeit mit Tabellen Vorteile in der Sache bringt. Selbstverständlich kann man es aber auch für die Erstellung von Texten und dergleichen nutzen. Dafür würde aber auch jedes Textverarbeitungsprogramm reichen. Dann sollte man Excel besser außen vorlassen. Denn auch im Büro gilt: Bei jeder Arbeit sollte man das Werkzeug benutzen, das dafür gedacht und dafür am besten geeignet ist.
Eine Arbeitsmappe sollten Sie sinnvoll strukturieren
Arbeitsmappen, die mehrere oder vielleicht sogar viele Arbeitsblätter enthalten, fördern Datenpannen. Dies hat das Eingangsbeispiel deutlich gezeigt. Wenn Sie eine Arbeitsmappe neu anlegen, sollten Sie daher bewusst überlegen, wie viele Arbeitsblätter Sie darin voraussichtlich brauchen. Oft werden ein oder zwei Arbeitsblätter ausreichen. Dann sollten Sie die Zahl der Arbeitsblätter auch entsprechend begrenzen.
Unnötige Arbeitsblätter sollten Sie löschen
Wenn Sie noch nicht wissen, wie viele Arbeitsblätter nötig sind, können Sie ruhig mit einer größeren Zahl von Arbeitsblättern starten. Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, sollten Sie nicht mehr benötigte Arbeitsblätter aber konsequent löschen. Wenn Sie sich das als Routine angewöhnt haben, kostet es kaum Zeit, beugt Datenpannen aber sehr effektiv vor.
Ein PDF kann von Vorteil sein
Wer eine Excel-Datei von einer anderen Person erhält, kann in der Datei sofort weiterarbeiten. Das ist in vielen Situationen von großem Vorteil. Oft genug wollen Empfängerinnen und Empfänger von Daten jedoch nur sehen, was inhaltlich in der Datei steht. Dann reicht es völlig aus, ihnen eine PDF-Version zu übermitteln. Eine PDF-Version lässt sich vor dem Versand mit wenigen Blicken auf versteckte Daten kontrollieren.
Die unsichtbaren Daten sind das Tückische
Zu Daten, die in einzelnen Feldern enthalten sind, können zusätzliche Informationen hinterlegt sein. Oft sind sie personenbezogen. Hierzu ein Beispiel: Im Menü „Überprüfen“ gibt es den Punkt „Änderungen nachverfolgen – Änderungen hervorheben“. Dahinter steckt eine Funktion, mit der Sie für die entsprechend ausgewählten Zellen die Protokollierung von Änderungen vorsehen können. Aus dieser Protokollierung ist zu entnehmen, wer eine Änderung vorgenommen hat und wann. Die entsprechenden Zellen erhalten zwar eine Markierung, wenn man bei ihnen diese Funktion nutzt. Die Protokollierungsinformationen selbst sind aber nur zu sehen, wenn die betreffende Zelle gerade aktiv ist oder der Mauszeiger darüberstreicht.
Nutzen Sie Schulungsangebote!
Je besser Sie Excel beherrschen, desto eher können Sie Datenpannen vermeiden. Abgesehen davon ist es auch sonst von Vorteil, sich mit diesem Programm möglichst gut auszukennen. Denn dann geht vieles im Büroalltag besser von der Hand. Excel an sich ist bezüglich des Datenschutzes in Ordnung – vorausgesetzt natürlich, dass Sie es sachkundig einsetzen!
Benötigen Sie dennoch Hilfe? Kein Problem!
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