Korrekter Umgang mit Krankmeldungen

Im Umgang mit Krankmeldungen gilt es Vorsicht walten zu lassen. Was manche bisweilen vergessen: Es gibt datenschutzrelevante Aspekte zu berücksichtigen, die nicht nur die verschiedenen „Chefebenen“, sondern auch den Kreis der Kolleginnen und Kollegen – besonders bei der Zusammenarbeit in einem Team – betreffen.

Bild: Krankmeldung

Deshalb geht das Thema alle im Unternehmen an.

Krankmeldungen bestehen aus Gesundheitsdaten

Eine Krankmeldung ist eine Ansammlung von Gesundheitsdaten. Denn sie zeigt, wer sich krank gemeldet hat und wann das erfolgt ist. Manchmal enthält sie sogar weitergehende Informationen. So schreiben Betroffene manchmal – ohne dies zu müssen – hinein, dass sie sich in einem Krankenhaus befinden. In jedem Fall gilt für Krankmeldungen der besondere Schutz, den die DSGVO für Gesundheitsdaten vorsieht.

Krankmeldungen sind rechtlich bedeutsam

Eine Krankmeldung hat in vielfacher Hinsicht rechtliche Bedeutung, etwa für den Anspruch auf Lohnfortzahlung. Sollte die Krankheit auf einem Arbeitsunfall beruhen, bestehen Meldepflichten des Arbeitgebers gegenüber der Berufsgenossenschaft. Es liegt auf der Hand, dass der Arbeitgeber die Daten aus der Krankmeldung für solche Zwecke verarbeiten darf. Denn anders könnte er seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag und den einschlägigen Gesetzen nicht erfüllen.

Die Mitwirkung externer Dienstleister geht in Ordnung

Kaum ein Arbeitgeber kann noch alles selbst erledigen. Meist ist er auf die Unterstützung durch externe Lohnabrechnungsbüros oder Steuerberater angewiesen. Die Übermittlung der notwendigen Daten an solche Stellen ist rechtlich problemlos. Sie muss sich aber auf das beschränken, was wirklich erforderlich ist. Außerdem müssen die Daten bei der Übermittlung ausreichend gegen den Zugriff durch Unbefugte geschützt sein.

Die Erforderlichkeit ist das wesentliche Kriterium

In größeren Unternehmen darf eine Krankmeldung an alle Organisationseinheiten gehen, die die Informationen aus der Meldung brauchen, um ihren Job machen zu können. Dazu gehört in jedem Fall die Personalabteilung. Aber auch die Buchhaltung braucht die Angaben, um die Lohnfortzahlung korrekt vornehmen zu können. Geht es um einen Arbeitsunfall, muss auch der Sicherheitsbeauftragte informiert werden. All dies liegt auf der Hand und ist durch die DSGVO erlaubt.

Die gegenseitige Vertretung muss gesichert sein

Weitere Personen dürfen informiert werden, wenn ihre Arbeitsabläufe oder ihre Arbeitsaufgaben durch die Abwesenheit des erkrankten Beschäftigten berührt werden. Dies hört sich zunächst etwas abstrakt an. In der Praxis ist jedoch meist schnell klar, um wen es dabei geht. Falls Beschäftigte einander vertreten müssen, muss der Vertreter von der Abwesenheit seines „Vertretungspartners“ erfahren. Dasselbe gilt, wenn ein Team gebildet ist. Dann müssen die anderen Teammitglieder wissen, wer da ist und wer nicht.

Vorgesetzte brauchen die erforderlichen Infos

Selbstverständlich müssen auch unmittelbare Vorgesetzte darüber informiert sein, wenn jemand nicht zur Verfügung steht. Denn schließlich müssen sie die Arbeit dann so organisieren, dass trotzdem möglichst alles erledigt wird. Sofern eine Telefonzentrale vorhanden ist, muss auch sie Bescheid wissen. Nur so ist es ihr möglich, Anrufe zum Beispiel an einen Vertreter weiterzuleiten.

Es kommt auf die Details an

Genau zu unterscheiden ist jeweils, ob jemand im Unternehmen lediglich über die Abwesenheit Bescheid wissen muss oder auch darüber, dass sie gerade auf Krankheit beruht. So muss die Telefonzentrale lediglich wissen, dass jemand nicht da ist. Die Personalabteilung braucht dagegen auch die Angabe, dass es sich um eine Abwesenheit wegen Krankheit handelt. Vorgesetzte benötigen diese Information ebenfalls. Das gilt schon wegen ihrer Pflichten aus dem betrieblichen Gesundheitswesen. Der Krankenstand ist dabei eine wichtige Kennziffer.

Große Mailverteiler sind gefährlich

Recht erheblich ist bisweilen der Wissensdrang von Kolleginnen und Kollegen. Er ist jedoch kein ausreichender Grund dafür, um beispielsweise die gesamte Abteilung über Krankmeldungen zu informieren. Dennoch geschah genau dies in einem Hamburger Unternehmen. Dort ordnete ein Abteilungsleiter an, alle eingehenden Krankmeldungen über einen besonderen Mailverteiler allen 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieser Abteilung zuzuleiten. Natürlich beanstandete die Datenschutzaufsicht diese Vorgehensweise.

Es gibt eine gute Faustregel

Insgesamt lautet eine gute Faustregel: Wenn gefragt wird, warum jemand Kenntnis von einer Krankmeldung erhält, muss man dafür einen guten Grund nennen können. Ansonsten ist die Zuleitung der Krankmeldung an diesen Empfänger so gut wie sicher rechtswidrig.

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