Datenpanne rund um Papier
„Papier verwenden wir im Büro gar nicht mehr!“ Schön, wenn das bei Ihnen wirklich zu 100 % so ist. Denn der falsche Umgang mit Papier führt immer noch die Hitliste der Datenpannen an.
Papier als Gefahrenquelle
Statistiken über Pannen sind einfach
Die gesetzlich vorgeschriebene Meldung von Datenpannen an die Datenschutzaufsicht ermöglicht recht genaue Statistiken dazu, was alles schiefgeht in den Büros. Und siehe da: „Pannen rund um Papier“ spielen immer noch eine erhebliche Rolle.
Die Anschriften „außen und innen“ müssen identisch sein
Wenn viel los ist und ein Schreiben mit der gelben Post verschickt wird, gerät es schnell in einen Umschlag, auf dem außen ein falscher Adressat steht. Das kann harmlos sein, wenn etwa nur die neueste Preisliste in die Post geht. Anders sieht es aber etwa bei einem persönlich adressierten Mahnschreiben aus. Es betrifft den Adressaten sehr individuell. Und schon liegt eine ernsthafte Datenpanne vor.
Vier Augen sehen mehr als zwei
Zumindest wenn es um rechtserhebliche Schreiben geht oder um Schreiben mit medizinischen Daten, sollte deshalb vor dem Versand das Vier-Augen-Prinzip zur Anwendung kommen.
Kuvertiermaschinen brauchen Wartung
Verschickt ein Unternehmen eine größere Zahl von Schreiben, kommen nach wie vor Kuvertiermaschinen zum Einsatz. Leider werden sie oft nicht ausreichend gewartet. Dann ist es schnell geschehen, dass die Maschine mehrere Schreiben auf einmal einzieht und in denselben Briefumschlag steckt. Dagegen hilft nur, nicht an der Wartung zu sparen.
Das Faxgerät ist für viele eine Blackbox
Der Faxversand von Dokumenten erfolgt oft durch Hilfskräfte. Schließlich ist das eine scheinbar ideale Arbeit etwa für Praktikanten. Allerdings haben gerade sie meist keinerlei Erfahrung mit Faxgeräten. Der Griff zur falschen Faxnummer ist daher ebenso häufig wie das Vertippen bei der Eingabe der Faxnummer. Eine sorgfältige Einweisung in die Benutzung der Geräte ist deshalb unentbehrlich.
Nummernverzeichnisse brauchen Pflege
Auch die Aktualität von Verzeichnissen mit Faxnummern lässt häufig zu wünschen übrig – oft gerade deshalb, weil Faxgeräte immer seltener benutzt werden. Gerade die schrumpfende Bedeutung solcher Geräte führt dann im Ergebnis dazu, dass Pannen häufiger werden.
Falsch abgelegte Akten sind schwer wiederzufinden
Akten, neuerdings auch „papierbasierte Datenträger“ genannt, kommen vor allem im Personalwesen noch öfter vor. Die praktische Erfahrung zeigt, dass auch dickere Akten durchaus abhandenkommen können. Meist geht es dabei gar nicht um Diebstahl oder dergleichen. Vielmehr werden Akten immer wieder an falscher Stelle abgelegt. Die fehlende Übung gerade jüngerer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit Akten begünstigt solche Pannen. Aufwendige Suchaktionen sind bisweilen erfolgreich, aber nicht immer. Die beste Abhilfe bietet die Umstellung auf elektronische Verarbeitung.
Papiervernichtung erfordert klare Vorgaben
Papierunterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sind zu vernichten. Damit dies in jedem Fall datenschutzkonform erfolgt, sind relativ umfangreiche organisatorische Vorgaben notwendig. Sie sind weitaus wichtiger als beispielsweise die Frage, wie klein die Schnipsel nach dem Schreddern von Papier sein müssen.
Was seltener vorkommt, geht häufiger schief
Auch hier gilt: Gerade weil die Verwendung von Papier tendenziell abnimmt, nehmen die Pannen rund um die Vernichtung von Papier zu. Denn oft sind die organisatorischen Vorgaben schon sehr in die Jahre gekommen. Die Praxis im Unternehmen sieht dann ganz anders aus als in den einschlägigen Checklisten beschrieben. Dagegen hilft nur, diese Checklisten zu aktualisieren und dafür zu sorgen, dass sie auch beachtet werden.
Die Zugriffsprotokollierung funktioniert nur bei elektronischen Daten
Zu beachten ist auch, dass unberechtigte Zugriffe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Daten auf Papier oft viel einfacher sind als bei elektronischen Daten. Dies liegt daran, dass es keine Spuren hinterlässt, wenn jemand auf „Papier-Daten“ zugreift. Zugriffe auf elektronische Daten werden dagegen in der Regel protokolliert. Solche Zugriffsprotokolle lassen sich auswerten und liefern bisweilen aufschlussreiche Erkenntnisse über Datenschutzverstöße.
Papier ist eine unterschätzte Gefahrenquelle
Über das papierlose Büro wird zwar viel geredet. Zur Realität wird es dadurch allein aber nicht. Es stellt ein sehr richtiges Ziel dar. Solange es aber noch nicht erreicht ist, braucht die „Gefahrenquelle Papier“ die Aufmerksamkeit, die ihr gebührt.
Benötigen Sie dennoch Hilfe? Kein Problem!
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