Alle haben Anspruch auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten. Das sieht die EU-DSGVO so vor. Der Bundesgerichtshof legt den Anspruch sehr weit aus. Das ist schön, wenn man selbst Auskunft haben möchte. Es kann aber viel Arbeit machen, wenn man im Unternehmen eine Auskunft vorbereiten muss.
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| Auskunftsanspruch |
Der Auskunftsanspruch hat zwei Stufen
Der Auskunftsanspruch ist ein zentrales Element des Datenschutzes. Jeder soll erfahren können, was beispielsweise ein Unternehmen über ihn weiß. Der Anspruch besteht aus zwei Stufen. In Stufe 1 kann die betroffene Person Auskunft darüber verlangen, ob überhaupt Daten verarbeitet werden, die sie betreffen. Ist das nicht der Fall, lautet die Antwort nein. Ist es der Fall, lautet die Antwort dagegen ja.
Der Personenbezug von Daten reicht weit
Beim „Ja-Fall“ schließt sich Stufe 2 des Anspruchs an. Dann kann die betroffene Person Auskunft über alle Daten verlangen, die sie betreffen. Das geht sehr weit. Erfasst ist wirklich alles, was über eine Person vorliegt. Der Bundesgerichtshof hat dies am Beispiel einer Lebensversicherung deutlich gemacht. Demnach umfasst der Anspruch beispielsweise:
• den gesamten Schriftwechsel zwischen der Versicherung und dem Versicherten
• alle Daten des Versicherungskontos
• alle Telefonnotizen und Gesprächsvermerke, die Fakten über die versicherte Person enthalten
Auf Papier oder elektronisch macht keinen Unterschied
Der Anspruch umfasst also weit mehr als das, was die „Versicherungsakte“ enthält, die unter dem Namen des Versicherten geführt wird. Es spielt auch keine Rolle, ob etwa eine Telefonnotiz elektronisch festgehalten ist oder auf Papier. Auch wenn sie als Zettel im Schreibtisch des Sachbearbeiters liegt, gehört ihr Inhalt zu einer vollständigen Auskunft.
Ehrlich währt am längsten
Was ist, wenn das Unternehmen solche „persönlichen Notizen“ über Kunden ausdrücklich untersagt hat, sie aber trotzdem vorhanden sind? Dann wird die Existenz dieser Notizen gern verschwiegen, wenn das Unternehmen eine Auskunft zusammenstellen lässt. Die Folge: Die Auskunft ist unvollständig! Das kann dem Unternehmen im Ernstfall erheblichen rechtlichen Ärger bescheren.
Die Auskunft ist oft Basis für weitere Ansprüche
Die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) gewährt den Auskunftsanspruch, damit die betroffene Person weitere Rechte wahrnehmen kann. Stellt die betroffene Person etwa fest, dass Daten in der Auskunft unrichtig sind, wird sie eine Berichtigung dieser Daten verlangen. Auch das dient natürlich dem Datenschutz und ist in Ordnung.
Wo fängt der Missbrauch an?
Manchmal läuft eine Forderung nach Auskunft aber auch ganz anders ab. Ein Beispiel: Ein Kunde ver-langt bei einem Unternehmen Auskunft über alle Daten, die ihn betreffen. Dies geschieht, während ein Rechtsstreit – beispielsweise wegen angeblicher Mängel einer Lieferung – schon in der Luft liegt. Dann geht es dem Kunden eher nicht um den Datenschutz. Manchmal sagt ein Kunde in solchen Fällen auch ganz offen, dass er nach zusätzlichem Beweismaterial für einen Rechtsstreit sucht.
Die Gerichte schwanken noch
Ist das Rechtsmissbrauch oder ist das noch o.k.? Darüber sind sich die Gerichte im Augenblick noch nicht einig. Die EU-DSGVO beschränkt den Auskunftsanspruch nicht auf bestimmte Motive. Das spricht gegen einen Missbrauch. Andererseits ist das Ziel der EU-DSGVO der Datenschutz. Sie sollte nie ein Hebel dafür werden, Vertragspartner schikanieren zu können. Auch als Instrument für die Beschaffung von Beweismaterial war sie nie gedacht. Aber wie gesagt: Die Gerichte entscheiden bisher sehr unterschiedlich.
Auskünfte kosten im Normalfall nichts
Besonders heikel ist das vor dem Hintergrund, dass für eine Auskunft normalerweise nichts berechnet werden darf. Eine Ausnahme gilt, wenn ein „exzessiver Antrag“ vorliegt. Das wäre etwa der Fall, wenn jemand in kurzen Abständen mehrfach Auskunft über dieselben Daten verlangt. Das Beispiel zeigt: Solche Ausnahmen sind wirklich selten.
Interne Anweisungen werden strenger
Im Ergebnis müssen sich Unternehmen darauf einstellen, dass sie weitaus häufiger als früher gewohnt umfassend Auskunft erteilen müssen – und das auch noch kostenlos. Der damit verbundene Aufwand ist beträchtlich. Verständlich, dass Unternehmen darauf reagieren. Vielfach legen sie deutlich genauer als bisher durch interne Anweisungen fest, welche Daten die Beschäftigten überhaupt speichern dürfen. Auch die Dauer der Aufbewahrung wird oft strenger geregelt. Alle in einem Unternehmen tun gut daran, solche Vorgaben sorgfältig zu beachten.
