Sie haben ein Anschreiben eines Kunden (hier: Auftraggeber) erhalten, der mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG schließen möchte? Sie haben nicht so wirklich einen Plan, was nun zu tun ist? Dann sind Sie hier richtig. Wir verhelfen Ihnen schnell und unkompliziert - und im besten Fall noch staatlich gefördert - zur notwendigen §11-Zertifizierung.
Mit einer proaktiven §11-Zertifizierung sparen Sie als Auftragnehmer bei der Auftragsdatenverarbeitung sich und Ihrem Auftraggeber sehr viel Prüfaufwand und damit Zeit und Geld.
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| Zertifizierung für Auftragsdatenverarbeiter gemäß §11 BDSG - von yourIT |
Was bedeutet Auftragsdatenverarbeitung?
Datenverarbeitung im Auftrag liegt immer dann vor, wenn personenbezogene Daten Im Auftrag von einem Dienstleistungsunternehmen erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.
Ihr Auftraggeber, also Ihr Kunde, muss Sie in regelmäßigen Abständen prüfen ob Sie ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz eingerichtet haben und diese auch eingehalten werden. Wie diese Überprüfung durchzuführen ist, hat der Gesetzgeber nicht näher bestimmt, die Überprüfung ist aber zu dokumentieren und in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. Dasselbe gilt im Umkehrschluss für Sie, wenn Sie in der Position als Auftraggeber fungieren.
Die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verbleibt beim Auftraggeber! Der Mindestumfang des Vertragsinhalts wird im Gesetz konkret und umfassend vorgegeben.
Wird die Überprüfung des Auftragnehmers unterlassen oder der Vertrag nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise abgeschlossen, erfüllt dies den Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit und ist mit einem Bußgeld bis zu 50.000 € belegt. Daher das Interesse Ihres Auftraggebers, diesen Vertrag nun korrekt mit Ihnen zu schließen.
Die Vorprüfung: Sind Sie überhaupt ein Auftragsdatenverarbeiter?
Zuallererst prüfen wir, ob Sie im fraglichen Fall überhaupt ein Auftragsdatenverarbeiter sind. Typische Beispiele für Auftragsdatenverarbeitung sind:
- Ihr Callcenter ruft die Kunden des Auftraggebers an und erhebt Kontaktdaten;
- Ihr Lettershop adressiert Werbe-Briefe an die Kunden des Auftraggebers;
- Ihr IT-Systemhaus wartet die IT-Systeme des Auftraggebers, z.B. auch per Fernwartung;
- Sie stellen das Rechenzentrum für Ihren Auftraggeber;
- Sie betreiben eine (online) Backup-Sicherheits-Speicherung oder andere Archivierung für Ihre Kunden;
- Sie betreiben ein Outsourcing personenbezogener Datenverarbeitung im Rahmen von Cloud-Computing;
- Sie betreiben zumindest teilweise die Telekommunikationsanlage Ihres Auftraggebers (soweit nicht TKG);
- Sie erfassen und/oder konvertieren für Ihre Kunden Daten und scannen dessen Dokumente ein;
- Sie entsorgen Papier und/oder andere Datenträger für Ihren Auftraggeber.
Die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen sind kraft Gesetzes (§ 11 Abs. 5 BDSG) Datenverarbeitung im Auftrag nach § 11 BDSG. Das gilt bereits dann, wenn bei diesen Tätigkeiten ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.
Keine Auftragsdatenverarbeitung liegt z.B. vor bei Unternehmensberatung, reinem Postversand, reiner Transport- oder Telekommunikationsdienstleistung im Sinne des TKG oder Bankgeschäften, Reinigungsdienstleistungen. Strittig ist aktuell die Rolle des Steuerberaters.
Aber auch hier gilt: Ohne Vertrag geht nichts! Die insoweit mit dem Aufgabenübernehmer zu treffenden vertraglichen Vereinbarungen müssen im Hinblick auf die zu berücksichtigenden Interessenlagen der betroffenen Personen und die Zweckbindung für die Daten (vgl. § 28 Abs. 5 BDSG) oft einen vergleichbaren Inhalt wie Verträge nach § 11 BDSG haben.
Aber auch hier gilt: Ohne Vertrag geht nichts! Die insoweit mit dem Aufgabenübernehmer zu treffenden vertraglichen Vereinbarungen müssen im Hinblick auf die zu berücksichtigenden Interessenlagen der betroffenen Personen und die Zweckbindung für die Daten (vgl. § 28 Abs. 5 BDSG) oft einen vergleichbaren Inhalt wie Verträge nach § 11 BDSG haben.
Das tun wir für Sie
Wir haben Sie als Auftragsdatenverarbeiter klassifiziert. Nun klären wir mit Ihnen im Rahmen unserer Schwachstellenanalyse die notwendigen Unterlagen und Auditfragen. Sollten Unterlagen fehlen, können wir Ihnen in den meisten Fällen mit Mustern aushelfen, die Sie dann nur noch an Ihr Unternehmen anpassen müssen. Dann bekommen Sie von uns Zeit, sich auf ein erfolgreiches Audit vorzubereiten. Wir vereinbaren den Audittermin mit Ihnen und führen das Audit durch. Wir erstellen einen schriftlichen Beratungbericht und - falls die Anforderungen erfüllt wurden - Ihr §11-Zertifikat. Die Rezertifizierung kann durch uns regelmäßig durchgeführt werden.
Das alles erhalten Sie von uns im Rahmen des Auftrags
Sie erhalten von uns:
- die Zertifizierungs-Urkunde gemäß §11 BDSG Auftragsdatenverarbeitung;
- einen schriftlichen Beratungsbericht;
- die notwendigen Checklisten und Fragebögen;
- fehlende Dokumente / Formulare zur Anpassung an Ihr Unternehmen;
- jede Menge Tipps zur Optimierung Ihrer datenschutzrechtlichen Abläufe.
Der erste Tipp vorweg: Nutzen Sie Ihre §11-Zertifizierung werblich. Sie bringt Ihnen Vorteile bei der erfolgreichen Akquise neuer Kunden.
Ihr Nutzen
Folgenden Nutzen bringt Ihnen die §11-Zertifizierung:
- Sie können die angeforderte Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung zeitnah und guten Gewissens unterzeichnen;
- für künftige Anfragen anderer Auftraggeber sind Sie gut vorbereitet;
- in der Regel ersparen Sie sich weitere Prüfungen durch den Auftraggeber;
- da Ihr Auftraggeber die Kontrolle sonst durchführen müsste, sparen Sie diesem Zeit und Kosten bei der Vergabe von Aufträgen an Sie;
- Sie erhalten ein günstiges Werbemittel, mit dem Sie sich von den meisten Mitbewerbern abgrenzen können.
Achtung: Die §11-Zertifizierung durch unser Beratungsunternehemen ist im Jahr 2017 noch förderfähig! Mehr zu diesem und unseren anderen staatlich geförderten Beratungspaketen haben wir auf einer Webseite zusammengestellt: http://www.mITgroup.eu
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| Das yourIT Beratungskonzept in 4 Phasen |
Holen Sie sich Fördermittel bis zu 1.500 EUR. Die Bedingungen finden Sie hier.
Die §11-Zertifizierung bieten wir erfolgreich bundesweit an. Unsere Methodik und modernste Technik ermöglicht es uns in den meisten Fällen, das Audit schnell und unkompliziert auch ohne vor-Ort-Termin durchzuführen. Ihr Auftraggeber sollte nicht unnötig warten müssen, oder?
