Pannen beim klassischen Postversand
Privat schreiben viele Menschen keine Briefe mehr. Stattdessen nutzen sie die Möglichkeiten der sozialen Netzwerke.
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| Postversand? Gar nicht so einfach. |
Für viele sind Briefe etwas Antikes
Man muss nur einmal die neuen Azubis fragen, wie oft sie in ihrem Leben schon selbst einen Brief geschrieben haben. Viele müssen auf diese Frage völlig passen. Manche erinnern sich zumindest an einige wenige Briefe. Kein Wunder, dass manche Postfilialen schon Muster dafür aushängen, wie man einen Briefumschlag richtig beschriftet, wohin also dort die Anschrift des Empfängers gehört, wohin die Anschrift des Absenders und wo der richtige Platz für die Briefmarke ist. Darüber kann man schmunzeln. Doch bildet diese Situation eine schwierige Ausgangslage, wenn es um das Vermeiden von Datenpannen beim Briefversand geht.
Das sind „Pannen-Klassiker“ der Aufsichtsbehörden
Datenschutzvorfälle müssen bekanntlich in aller Regel der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz gemeldet werden. In den Berichten der Aufsichtsbehörden schlägt sich das beschriebene Unwissen in Bezug auf Briefe deutlich nieder. Wer schon nicht weiß, wie man einen Briefumschlag richtig zu beschriften hat, achtet umso weniger auf andere Tücken. Hier die wichtigsten „Pannen-Klassiker: Auf dem Umschlag steht schlicht der falsche Adressat, den der Inhalt nichts angeht, es werden neben den richtigen Unterlagen noch Dokumente mit eingetütet, die ganz andere Personen betreffen, Fensterumschläge erlauben unzulässige Einblicke in den Inhalt des Briefes, Fehlerhaft arbeitende Kuvertiermaschinen verschließen einzelne Briefumschläge gar nicht oder nur teilweise.
Wichtig sind genaue Vorgaben und das Üben
Gerade weil die Rolle des Briefversands deutlich kleiner geworden ist, sind genaue Vorgaben nötig. Denn was seltener vorkommt, funktioniert umso häufiger nicht. Außerdem ist in diesem Zusammenhang wichtig: üben, üben, üben! Bei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – also nicht nur bei Azubis! – ist stets damit zu rechnen, dass sie weder privat noch in ihren bisherigen beruflichen Tätigkeiten Briefe versenden mussten. Deshalb muss man klären, ob sie wissen, wie es geht. Ansonsten brauchen sie eine Einweisung und müssen Gelegenheit erhalten, das Ganze auch einmal unter Begleitung zu machen.
Die Versender sind ein Sonderproblem
Wenig ändern lässt sich an der Zuverlässigkeit der Postdienstleister. Viele behaupten, sie hätten sich in den letzten Jahren verschlechtert. Die statistischen Daten dazu, etwa der zuständigen staatlichen Aufsichtsbehörden, sprechen keine eindeutige Sprache. Datenschutzbehörden berichten allerdings mit er-kennbarer Verwunderung vermehrt davon, dass vereinzelt sogar Postsendungen erheblichen Umfangs und Gewichts auf dem Postweg verloren gehen.
Umso wichtiger ist die Nachverfolgbarkeit
Wenn ein Brief nicht ankommt, den man verschickt hat, kann man beim Postdienstleister einen sogenannten „Nachforschungsantrag“ stellen. Die Fälle, in denen der Brief dann dadurch gefunden wird, sind allerdings äußerst selten. Umso größere Bedeutung erlangen die Versendungsformen, bei denen eine Nachverfolgung der Sendung möglich ist. Dies setzt voraus, dass die Postsendung (also Brief oder Paket) auf ihrem Weg immer wieder an bestimmten Knotenpunkten registriert wird. Dann lässt sich ihr Weg rekonstruieren. Die Chance, einen Verlust auf dem Postweg aufzuklären, wächst dadurch erheblich.
Dafür gibt es besondere Versendungsformen
Für Briefe gibt es die zusätzliche Dienstleistung „Einwurfeinschreiben“. Bei ihr dokumentiert die Zustellkraft den Einwurf des Briefs in den Briefkasten des Empfängers mit Datum und Uhrzeit. Kommt es zu Streitigkeiten darüber, ob die Zustellung erfolgt ist, steht die Zustellkraft als Zeuge zur Verfügung. Allerdings kostet ein Einwurfeinschreiben ein erhebliches Extraporto. Bei Paketen ist die Möglichkeit der Nachverfolgung automatisch ein Teil der bezahlten Dienstleistung – muss also nicht extra gebucht werden.
Der Versand von USB-Sticks verlangt besondere Sorgfalt
In manchen Lebensbereichen, etwa im Gesundheitswesen, kommt der Versand von USB-Sticks noch häufig vor. Dabei kommt es schnell vor, dass beim Transport der Stick den Umschlag durchbohrt, dann her-ausrutscht und verloren geht. Diese Gefahr gilt es zu bannen. Geeignetes Instrument hierfür sind beispiels-weise Luftpolsterumschläge. Außerdem ist es angezeigt, die Dateien auf dem Stick zu verschlüsseln. Selbst wenn er dann verloren geht, kann niemand die Daten lesen.
Benötigen Sie dennoch Hilfe? Kein Problem!
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