Visitenkarten - mit Hinblick auf den Zweck bis hin zum Newsletterversand
Auch beim Umgang mit Visitenkarten soll der Datenschutz eine Rolle spielen? Diese Vorstellung scheint für viele weit hergeholt. Und dennoch sollte man sich darüber einige Gedanken machen. Vor allem wenn es um den Austausch von Visitenkarten auf Fachmessen geht.
Die Visitenkarte ist lebendiger denn je
Totgesagte leben länger, sagt ein Sprichwort. Es trifft auch auf Visitenkarten zu. Man benutzt sie bei weitem nicht mehr so oft wie früher. Aber gerade bei einer ersten Kontaktaufnahme im beruflichen Be-reich sind Visitenkarten einfach nützlich. Das gilt vor allem auf Fachmessen. „Nach Corona“ sind die Be-sucherzahlen dort wieder beachtlich. Und die Anbahnung neuer Kontakte ist natürlich stets sehr erwünscht.
Manchmal ist der Austausch von Visitenkarten reine Privatsache
Die EU-DSGVO will den Datenschutz umfassend regeln. An einer Stelle hält sie sich jedoch zurück. Näm-lich dann, wenn natürliche Personen Daten ausschließlich für persönliche oder familiäre Angelegenheiten verarbeiten. Im Klartext: Wenn zwei Menschen miteinander Visitenkarten austauschen, um rein privat mit-einander Kontakt zu haben, ist das kein Thema für die EU-DSGVO. Der Begriff „privat“ erfasst dabei alle möglichen Dinge, von einem gemeinsamen Hobby bis zu einer persönlichen Beziehung. Geschäftliche Absichten dürfen dabei weder direkt noch indirekt eine Rolle spielen.
Der Austausch führt zu einer Erhebung von Daten
Eine Visitenkarte enthält üblicherweise außer dem Namen noch eine oder mehrere Anschriften und eine oder mehrere Telefonnummern. Hinzu kommt fast immer eine persönliche Mailadresse. Dass solche Kontaktdaten personenbezogen sind, liegt auf der Hand. Wer von einem anderen eine Visitenkarte entgegennimmt, erhebt diese Daten. Er hat sie zur Verfügung, um künftig etwas damit zu machen.
Der Zweck der Datenerhebung ergibt sich aus der Situation
Maßgeblich ist, wofür jemand seine Visitenkarte übergibt. Das ergibt sich aus der Situation. Manchmal ist Anlass, dass ein Vertrag geschlossen wird. Dann geht es um den Austausch der Daten genau für diesen Zweck. Hierzu ein Beispiel: Jemand kauft auf einer Messe eine neue Haustür. Es muss noch genau ausgemessen werden, wie groß die Türe sein muss. Geliefert wird sie dann einige Zeit später. Dann darf der Händler die Daten von der Visitenkarte seines Kunden etwa dazu verwenden, um die nötigen Termine auszumachen.
Dieser Zweck ist maßgeblich
So gut wie nie werden die Beteiligten bei einer solchen Situation über den Zweck des Datenaustausches sprechen. Er liegt für sie auf der Hand, denn allen Beteiligten ist klar, worum es geht. Niemand kommt auf die Idee, diesen Zweck schriftlich festzuhalten oder dergleichen. Das ist auch nicht erforderlich. Zu-gleich liegt darin aber der Quell für Missverständnisse. Das Risiko für solche Missverständnisse trägt derjenige, der die Daten verwendet.
Werbung ist ein anderer Zweck
Angenommen, im Beispiel von eben überlegt es sich der Käufer der Haustür noch einmal. Er ruft zwei Tage nach dem Besuch der Messe an und mach den Kauf rückgängig. Dann darf der Händler die Daten aus der Visitenkarte nicht einfach dazu verwenden, um später eine andere Haustür anzubieten. Denn mit der Durchführung des ursprünglich geschlossenen Vertrages hat das dann nichts mehr zu tun. Es geht vielmehr um reine Werbung. Und darin liegt ein völlig anderer Zweck.
Sammelboxen für Visitenkarten sind möglich, aber …
Mailadressen sind unentbehrlich, um Werbenewsletter zu versenden. Die Herausforderung für Unternehmen liegt darin, an entsprechende Mailadressen zu kommen. Eine Möglichkeit besteht darin, auf Fachmessen und dergleichen Visitenkarten mit Mailadressen „einzusammeln“. Manche Unternehmen stellen dafür einfach eine Box auf. Auf dieser Box stehen solche oder ähnliche Texte: „Interesse an unserem Newsletter? Bitte werfen Sie hier Ihre Visitenkarte ein?“ Damit allein ist das Unternehmen aber datenschutzrechtlich nicht auf der sicheren Seite.
Eine Einwilligung muss nachweisbar sein
Werbung mittels elektronischer Post ist nur zulässig, wenn der Betroffene eindeutig eingewilligt hat. So legt es das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) fest. Dafür hat sich das Verfahren des „Double Opt In“ etabliert. Es ist auch hier zu beachten. Das geht rechtssicher so: Mit einer ersten E-Mail fragt das Unternehmen an, ob es die Daten aus der Visitenkarte für Newsletter verwenden darf und bittet dafür um Bestätigung. Ist diese Bestätigung erfolgt, erhält der Interessent eine zweite Mail mit einem Bestätigungs-link. Erst wenn er auch ihn anklickt, ist die Einwilligung sicher nachgewiesen.
Benötigen Sie dennoch Hilfe? Kein Problem!
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