Wer in einem Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgeht, muss auf das Datengeheimnis verpflichtet sein. So war man es bisher gewohnt. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und auch das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) sehen keine förmliche Verpflichtung mehr vor. Trotzdem werden Unternehmen auch in Zukunft eine Verpflichtung unterzeichnen lassen müssen.
Ende eines gewohnten Rituals?
Es gehört zum gewohnten Ritual: Wer neu in ein Unternehmen eintritt, muss eine „Verpflichtung auf das Datengeheimnis“ unterschreiben. Dazu erhält er ein Info- oder Merkblatt sowie einen Auszug der betreffenden Gesetze. Hintergrund ist eine entsprechende Regelung im bisherigen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-alt). Am 25. Mai 2018 löst die EU-DSGVO ergänzt durch das BDSG-neu das BDSG-alt ab. Beide neuen Datenschutz-Gesetze enthalten aber keine Regelung mehr, wonach Beschäftigte auf das Datengeheimnis zu verpflichten sind. Das hört sich zunächst nach einem willkommenen Abbau von Bürokratie an. Doch so einfach ist es nicht...
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| EU-DSGVO - Was wird aus der Verpflichtung auf das Datengeheimnis? |
Herausforderung „Rechenschaftspflicht“
Die EU-DSGVO verpflichtet alle Unternehmen dazu, die Datenschutzvorschriften zu beachten. Zusätzlich sieht sie eine „Rechenschaftspflicht“ vor. Das heißt: Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die EU-DSGVO tatsächlich beachten. Zur Einhaltung der EU-DSGVO gehört es, den Mitarbeitern zu verdeutlichen, welche Pflichten sie im Datenschutz haben. Dazu braucht es eine Art Belehrung. Sie muss schriftlich dokumentiert sein. Anders lässt sich nicht nachweisen, dass den Mitarbeitern ihre Pflichten klar waren.
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Kreis der zu Verpflichtenden
Zu verpflichten sind alle Personen, die mit personenbezogenen Daten umgehen. Das sind außer der „Stammbelegschaft“ auch Auszubildende, Praktikanten und Leiharbeiter. Wichtig ist, dass die Verpflichtung bei Aufnahme der Tätigkeit erfolgt. Also spätestens am ersten Arbeitstag. Selbstverständlich kann sie jedoch auch schon vorher geschehen.
Inhalt statt Formalie!
Die Inhalte der Verpflichtung sind das eigentlich Wichtige. Aus diesem Grund wäre es auch nicht gut, die Verpflichtung als eine lästige Formalie anzusehen nach dem Motto: „Das haken wir am ersten Arbeitstag schnell ab, und dann liegt das Formular eben jahrelang in der Personalakte.“ Die Datenschutzaufsicht empfiehlt, alle Beschäftigten immer wieder einmal daran zu erinnern, dass die Verpflichtung weiterhin gilt und was sie bedeutet. Dies kann durch Aushänge, aber auch zum Beispiel durch eine E-Mail an alle oder in Schulungen geschehen. Hier können die Unternehmen wählen.
Ich freue mich auf Ihre Anfragen.
Ihr Thomas Ströbele
