Versionierung und die (Un)ordnung der Welt oder: Wann sind die Regelung eines Dokuments anwendbar? 

Die wichtigste Teildisziplin des Variantenmanagement von Regelungsdokumenten: Versionierung 

Versionierung von Dokumneten

Im letzten Blogbeitrag haben wir uns mit unterschiedlichen Arten von Dokumenten beschäftigt und dargelegt, wie diese in einer hierarchischen Struktur ineinandergreifen. Ziel war es, die einzelne Regelungsbereiche und Regelungstiefen zu bestimmen und voneinander abzugrenzen. 

Wenn wir die Regelungsbereiche und ihre Abhängigkeit und zu anderen Regelungsbereichen und -zielen bestimmt haben, können wir uns dem "zeitlichen Gültigkeitsstatus" eines einzelne Dokument zuwenden. Zentrales Werkzeug, um den Gültigkeitsstatus eines Dokuments zu bestimmen, ist dabei die Versionierung. Ziel der Versionierung ist es dem Anwender allein anhand des Dokuments die Information zu geben, ob die im Dokument enthaltenem Regelungen anwendbar sind.

Ziel der Versionierung ist es nicht,

 - dem Anwender eines Dokuments zusagen, ob das Dokument allein gültig ist für Regelungsbereich

- ob es weitere Regelungen zu einem Geltungsbereich gibt oder wo in der der Hierarchie das Dokument steht

- ob er überhaupt betroffen ist von den Regelungen in einem Dokument.

Alle diese Fragen werden an andere Stelle geklärt. Gleichzeitig verfolgt die Versionierung ähnliche Ziele wie die Dokumentenhierarchie: Beide Werkzeuge wollen die Komplexität von Regelung über die gesamte Organisation reduzieren, in dem die schon vorhandenen Komplexität reduziert wird, die nach der Reduzierung noch übrige und notwendige Komplexität leichter steuerbar ist und Strukturen umgesetzt werden, die Komplexität vorbeugend verhindern. Die Versionierung will die Komplexität reduzieren in dem sie

·        die Anzahl der überhaupt möglichen Varianten eines Dokuments begrenzt und

·        Kriterien zur "Bestimmung zeitlichen der Anwendbarkeit" einer Dokumentenvariante festlegt.

In seiner idealtypischen Ausprägung ermöglicht die Versionierung dem potenziellen Anwender eines Dokuments eine Aussage zu treffen, welche Variante eines Dokuments zu einem Zeitpunkt

·        gültig ist,
gültig war oder
gültig sein wird

OHNE andere Varianten eines Dokument zu kennen. Damit braucht eine idealtypische Versionierung zur zwei Informationen zu einem Dokument bereitstellen:

·        Gültigkeitsbeginn und

·        Gültigkeitsende.

Diesen Idealtypus wird nur sehr selten im Unternehmen gegeben sein. Gerade wenn die Versionierung im Vorhinein für die Zukunft Aussagen treffen soll, scheitert das gern an der Unvorhersehbarkeit der Zukunft. Immer wenn die Gültigkeit einer Dokumentenvariante nicht abschließend für eine Zeitraum bestimmt ist, kann die Gültigkeit eines Dokuments nur im Vergleich mit anderen Varianten des Dokuments bestimmt werden. Das ist häufig dann der Fall, wenn die Gültigkeitsdauer für die Zukunft in Abhängigkeit möglicher Veränderungen in der Zukunft bestimmt wird.

Immer dann, wenn ein Dokument unbestimmt in die Zukunft gilt und es abgelöst wird, sobald eine neue Version implementiert wurde, muss ein System der Versionierung umgesetzt werden, dass dem Anwender die Einsicht in die Abfolge der Dokumentgültigkeit ermöglicht, um zu wissen, ob die ihm vorliegende Variante die aktuell gültige ist.

Hier kann mit bekannten Versionsnummern gearbeitet werden oder auch mit Hinweisen im Dokument, die darlegen, welche Vorgängerversionen ersetzt werden. Daraus folgt auch, dass dann eine Versionierung ohne eine vollständige Dokumentation aller vorhergültigen Varianten eines Dokuments nicht mehr möglich ist - auch für den Anwender der Regelungen. Dieser hat - wir erinnern uns - ja nur eine Frage hat: Sind Reglungen, die in dem mir vorliegend Dokument gemacht werden, gültig in einem gewissen Zeitraum?

Klar ist damit auch, dass die Versionierung nur Teil eines möglichen Variantenmanagements eines Dokuments ist. Wenn für Teile des Unternehmens z.B. die Entstehung eines Dokuments von Interesse ist, können Entstehungsvariante selbstverständlich ebenso kennzeichnet werden ("ENTWURF", "TISCHVORALGE", V0.02 u.v.m.). Im Bereich der Managementsystem bezieht sich die Versionierung immer auf die zeitliche Anwendbarkeit von Regelungen.

 

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