3G am Arbeitsplatz - DO's and DON'Ts für Arbeitgeber

3G am Arbeitsplatz - yourIT präsentiert die wichtigsten DO's & DON'Ts für Arbeitgeber. Das Gebot der Stunde heißt Datensparsamkeit!

Seit 24.11.2021 gilt bundesweit "3G am Arbeitsplatz". Da bedeutet die Pflicht zur Überprüfung der 3G Nachweise der Mitarbeiter für alle Arbeitgeber. Und zweifellos stellt dies Unternehmen vor große rechtliche und logistische Herausforderungen. Wir möchten gerne mithelfen, unnötige Fehler zu vermeiden. Daher hier unsere Liste der DOs & DON'Ts für Arbeitgeber.

Als externer Datenschutzbeauftragter vieler mittelständischer Unternehmen beschäftigt sich unser yourIT-Datenschutz-Team ständig mit den datenschutzrechtlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie. Jetzt gilt es für Sie als Arbeitgeber, die Vorschriften "3G am Arbeitsplatz" sinnvoll umzusetzen. Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.

3G am Arbeitsplatz - hilfreiche Tipps für Arbeitgeber

Trotzdem sollten Sie nicht "einfach loslegen" - dafür kann zu viel zu leicht schief gehen. 

 

Überblick: was ist zu tun

Der neu gefasste § 28b Infektionsschutzgesetz (IfSG) verpflichtet alle Unternehmen in Deutschland,

• täglich zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter, die die Arbeitsstätte betreten, eines der "3G" - geimpft, genesen, getestet - vorweisen können.
• Mitarbeitern ohne gültigen Nachweis das Betreten der Arbeitsstätte zu untersagen (außer für einen überwachten Selbsttest oder Schnelltest oder um ein Impfangebot des Arbeitgebers wahrzunehmen).

Wir haben uns mehrere Schreiben von Arbeitgebern an deren Mitarbeiter angeschaut. Dabei haben wir leider immer wieder Mängel festgestellt, die zu Nachteilen für die Arbeitgeberseite bei künftigen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen dürften. Gut gedacht ist leider nicht immer gut gemacht.

DO's	DON'Ts
Als Arbeitgeber sorge ich dafür, dass	Als Arbeitgeber vermeide ich, dass
die 3G-Nachweise aller Mitarbeiter täglich geprüft werden. Stichproben reichen nicht. nur vom Gesetzgeber zugelassene Nachweise akzeptiert werden. die Echtheit der vorgelegten Nachweise geprüft wird. (1) wirklich alle Mitarbeiter geprüft werden, auch die im Außendienst, beim Kunden, etc. (2) die Speicherung des Impf- oder Genesenen-Status mit Gültigkeitsdauer angeboten wird. Mitarbeiter, die ihren Impf- oder Genesenen-Status freiwillig offenlegen, während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats von der täglichen Überprüfung befreit werden. (Es sei denn, die Corona-Regeln ändern sich.) die 3G-Prüfung nur von möglichst wenigen, explizit zur Verschwiegenheit verpflichteten und dafür geschulten Mitarbeitern durchgeführt werden. (Rollen, Verantwortlichkeiten -> ISO 27001) die "3G-Prüflisten" so aufbewahrt werden, dann nur Befugte Einblick nehmen können. (Auch während der Prüfung!) -> Stichwort Vertraulichkeit Mitarbeitern überwachte Selbsttests oder Schnelltests durch geschultes Personal angeboten werden, damit diese ihr "G" auch direkt vor Ort erwerben können. die Überprüfung dokumentiert wird. die Daten 6 Monate nach deren Erfassung zuverlässig gelöscht werden. (-> Löschkonzept)	jetzt einfach nichts gemacht wird. (Achtung: Bußgeld 25.000 Euro) dokumentiert wird, welchen 3G-Nachweis ein Mitarbeiter angeführt hat. (3) Mitarbeiter zur Offenlegung ihres Impf- oder Genesenen-Status und der Gültigkeit aufgefordert oder gezwungen werden. arbeitsrechtliche Maßnahmen gegen Mitarbeiter angedroht oder eingesetzt werden, die ihren Impf- oder Genesenen-Status nicht offenlegen möchten oder nicht geimpft oder genesen sind. beliebige Mitarbeiter ohne weitere Maßnahmen mit der Prüfung beauftragt werden. die "3G-Prüflisten" öffentlich ausliegen. die erfassten Daten für andere Zwecke als zur Dokumentation der 3G-Prüfung verwendet werden, (z.B. für Leistungskontrolle oder zur Werbung für Impfkampagnen). Nachweise von Mitarbeitern verlangt werden, die ausschließlich im HomeOffice oder in Fahrzeugen arbeiten. dokumentiert wird, welches "G" vorgelegt wurde. Auch bei der Dokumentation der "Dauer-Nachweise" Geimpft oder Genesen genügt es, in der Dokumentation zu vermerken, bis wann dieser gültig ist. alle möglichen Dokumente ohne Prüfung auf Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben bzw. ohne Echtheitsprüfung als Nachweis akzeptiert werden.

Tipp: 

Ein passendes Whitepaper zum Thema DO's and DON'Ts für Arbeitgeber oder DO's and DON'Ts für Dokumentationsverantwortliche erhalten Sie nach Anmeldung zu unserem Newsletter. Schreibe Sie uns einfach eine kurze Mitteilung, welche der beiden Whitepaper Sie gerne zugesendet haben möchten.

Beispiele für fehlerhafte / unglückliche Formulierungen:

Wir erhalten derzeit vermehrt Anschreiben von Arbeitgebern an deren Mitarbeiter zur Prüfung. Leider ist hier vieles falsch. Dies dürfte zu empfindlichen Konsequenzen für die Arbeitgeber nicht nur im Bereich Datenschutz, sondern auch in künftigen Arbeitsgerichtsprozessen führen. Hier einige Beispiele:

• "[...] Um Ihren aktuellen Status erfassen zu können, müssen Sie uns einmalig Ihren Status mitteilen und nachweisen, da wir diesen vorübergehend dokumentieren müssen. Dies erfolgt am Mittwoch, 24.11 , sowie Donnerstag 25.11 . morgens vor Arbeitsbeginn an den Eingängen. [...]"
• Anmerkung yourIT: "Müssen" ist falsch. Hier wird der Freiwilligkeit dieser Angaben nicht Rechnung getragen.
• "[...] Alle Mitarbeitenden, die geimpft oder genesen sind bitten wir um Vorlage der Bescheinigung! Kopie/Scan des Zertifikats oder Bildschirmausdruck der App. Bitte leiten Sie diesen Nachweis bis Freitag 26.11.021 an personal@musterfirma.de weiter. [...]"
• Anmerkung yourIT: Die Meldung des 3G-Status durch den Arbeitnehmer ist freiwillig. Der Arbeitgeber soll nirgends dokumentieren, welchen 3G-Nachweis ein Mitarbeiter angeführt hat.
• [...] Anfrage eines Betriebsrats: "Bitte übergeben Sie uns die Liste der ungeimpften Mitarbeiter."
• Anmerkung yourIT: Gemeint ist die Liste der Mitarbeiter, die kein länger gültiges "G" offengelegt haben. Also nicht nur ungeimpfte Personen, sondern auch die, die ihren Status nicht freiwillig offenlegen wollten - was ihr gutes Recht ist. Unabhängig davon darf die 3G-Prüfliste weder weitergegeben, noch für andere Zwecke wie z.B. eine Impfkampagne verwendet werden.

FAQ zu 3G am Arbeitsplatz

• Wer zahlt den Test? Bisher sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern zwei Corona-Tests pro Woche anzubieten. Für diese muss der Arbeitgeber die Kosten tragen. Für alle weiteren Tests trägt eventuelle Kosten der Mitarbeiter. Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber. Eventuell ist dieser kulant und übernimmt einige Kosten.
• Was zählt als Arbeitsstätte? Dazu zählen neben Büro und Werkhalle auch Orte im Freien auf dem Betriebsgelände, Baustellen, Lagerräume, Kantinen oder Unterkünfte.
• Gilt ein LKW als Arbeitsstätte? Ein Arbeitsplatz im Fahrzeug filt genau wie das HomeOffice nicht als Arbeitsstätte. Ausnahmen: Sie fahren auf das Betriebsgelände Ihres Arbeitgebers oder es besteht die Möglichkeit eines "physischen Kontakts).
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Falls wir Sie mit unserem Beitrag bei Ihrer Umsetzung der 3G-Regeln am Arbeitsplatz unterstützen konnten, freuen wir uns über eine positive Bewertung auf ProvenExpert (-> Link). Vielen Dank!

Ankündigung kostenloses Webinar 

Die Experten des yourIT-Datenschutz-Teams geben in einem Online-Seminar einen Überblick über die wichtigsten Punkte:

• Welche Corona-Tests sind zugelassen und wer übernimmt die Kosten der Tests?
• Was ist bezüglich der 3G-Nachweise zu beachten?
• Kontroll- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber
• Home-Office-Pflicht
• Dürfen Weihnachtsfeiern stattfinden? Welche Maßnahmen müssen getroffen werden?

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Wir bieten Ihnen fertig ausgearbeitete, mittelstandstaugliche Best-Practice-Konzepte inklusive datenschutzrechtlicher Dokumentation zur Umsetzung der 3G-Prüfung an.   

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Fußnoten:

(1) Bei QR-Codes empfehlen wir die App CovPassCheck. Bitte denken Sie bei Einsatz der App daran, dass es sich hierbei um eine Datenverarbeitungstätigkeit handelt, die in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden muss. 

(2) Derzeit gibt es noch keine eindeutige Aussage des Gesetzgebers, wie die tägliche Prüfung z.B. bei mehrtätigen Dienstreisen umgesetzt werden soll. Für Mitarbeiter, die keinen länger gültigen G-Status offengelegt haben, käme als Übergangslösung eventuell eine Prüfung per Videokonferenz in Betracht oder - dokumentierte Einwilligung aller Beteiligten vorausgesetzt - eine Beauftragung des besuchten Unternehmens mit der Durchführung der Prüfung. 

(3) Grundsätzlich sind die Mitarbeiter verpflichtet, jederzeit einen aktuellen 3G-Nachweis mitzuführen und bei einer behördlichen Kontrolle vorzuzeigen. Der Arbeitgeber kann den Mitarbeitern anbieten, ihnen diesen Aufwand abzunehmen indem die Mitarbeiter eine Kopie des Nachweises beim Arbeitgeber hinterlegen. Hierfür sind aber zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen sowie eine explizite Einwilligung i.S.d. § 26 Abs. 2 BDSG erforderlich. Wegen des damit verbundenen nicht unerheblichen Zusatzaufwands für die Arbeitgeber raten wir von dieser Maßnahme ab.