Hinweisgeberschutzgesetz - Was ist zu tun? So schützen Unternehmen Whistleblower datenschutzkonform
Whistleblower sind unverzichtbare Helden, die Missstände in Unternehmen aufdecken und für Transparenz und Verantwortlichkeit sorgen. Endlich hat der deutsche Gesetzgeber mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ein klares Signal gesetzt und Unternehmen dazu verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten und betreiben.
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| Hinweisgeberschutzgesetz - Was ist zu tun? |
Doch was genau müssen Unternehmen jetzt tun, um den Schutz der Whistleblower datenschutzkonform zu gewährleisten?
Das Hinweisgeberschutzgesetz trifft viele Unternehmen
Vor allem größere Unternehmen mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigten stehen in der Pflicht. Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt vor, dass diese Firmen interne Meldestellen einrichten und betreiben müssen. Auch Unternehmen aus der Finanzbranche sind unabhängig von ihrer Größe von dieser Verpflichtung betroffen.
Meldestellen als Schutzschild für Whistleblower
Die internen Meldestellen spielen eine zentrale Rolle im Hinweisgeberschutzgesetz. Sie dienen dazu, Rechtsverstöße aufzudecken, zu untersuchen und zu verhindern. Gleichzeitig schützen sie die Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen, die ihnen aufgrund ihrer Meldung drohen könnten. Unternehmen haben somit die Möglichkeit, Haftungsansprüche und Imageschäden zu vermeiden.
Flexibilität bei der Einrichtung der Meldestellen
Das Gesetz macht keine konkreten Vorgaben zur Person oder Organisationsstruktur der internen Meldestellen. Unternehmen können die Meldestellen durch interne Mitarbeiter oder Abteilungen betreiben oder externe Dritte damit beauftragen. Auch konzernverbundene Unternehmen können gemeinsame Meldestellen einrichten und betreiben.
Verwechslungsgefahr: Interne und externe Meldestellen
Es ist wichtig, zwischen den internen Meldestellen, die durch externe Dritte betrieben werden, und den externen Meldestellen, die staatlich eingerichtet werden, zu unterscheiden. Die staatlichen externen Meldestellen sind in der Regel die Anlaufstelle für die meisten Fälle. Jedes Land kann auch eigene externe Meldestellen für Meldungen einrichten, die die jeweilige Landesverwaltung und Kommunalverwaltungen betreffen.
Warum Unternehmen die Pflicht ernst nehmen sollten
Whistleblower haben gemäß dem Gesetz das Wahlrecht, ob sie (vermutete) Verstöße an eine interne Meldestelle oder eine externe staatliche Meldestelle melden möchten. Unternehmen sollten ihre internen Meldestellen daher vertrauensvoll und niederschwellig gestalten, um Anreize dafür zu schaffen, dass sich Hinweisgeber zunächst an die interne Meldestelle wenden. Dies ermöglicht den Unternehmen, mögliche Verstöße abzustellen, bevor diese nach außen dringen und einen größeren Schaden anrichten.
Bußgelder als Anreiz zur Einhaltung
Verstöße gegen die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb einer internen Meldestelle können mit Bußgeldern von bis zu 20.000 € geahndet werden. Auch der unbedachte Betrieb einer internen Meldestelle kann teuer werden, wenn dadurch die Vertraulichkeit nicht gewahrt und die Identität des Hinweisgebers oder von Personen, die in der Meldung genannt werden, gegenüber Nichtberechtigten offengelegt wird. In solchen Fällen droht ein Bußgeld von bis zu 50.000 €.
Eile ist geboten: Fristen für die Einrichtung
Die Umsetzungsfrist für die Einrichtung der Meldestellen ist knapp bemessen. Kleinere Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten haben Zeit bis zum 17. Dezember 2023, um die Meldestellen einzurichten. Größere Unternehmen müssen die Vorgaben unverzüglich umsetzen. Bußgelder für den Nichtbetrieb einer internen Meldestelle werden voraussichtlich erst ab dem 1. November 2023 verhängt.
Anforderungen an die interne Meldestelle
Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen müssen unabhängig handeln und über die notwendige Fachkunde verfügen. Sie sind verantwortlich für den Betrieb des Meldekanals, die Durchführung von internen Untersuchungen und das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form ermöglichen, und die interne Meldestelle muss klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithalten.
Herausforderung: Ressourcen
Die Einrichtung und der Unterhalt der internen Meldestelle erfordern Ressourcen seitens des Unternehmens. Geeignete Mitarbeiter müssen geschult werden und über die erforderliche technische Ausrüstung verfügen. Unternehmen sollten daher rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergreifen, um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden und den Whistleblower-Schutz zu gewährleisten.
Nächste Woche erscheint der Artikel, wie der Datenschutzbeauftragte eine Lösung sein kann, um die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen.
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