Das digitale Büro 4.0 gilt als einer der wichtigsten Trends in der deutschen Wirtschaft. Aus dem Arbeitsplatz soll ein Digital Workspace werden. Das hat auch Folgen für den Datenschutz.
Fast alles soll digital werden
Bereits jedes vierte Unternehmen setzt auf digitalen Schriftverkehr, 40 Prozent wollen in Zukunft vermehrt auf digitale Kommunikation umstellen, so eine repräsentative Umfrage von Bitkom Research. Die Digitalisierung verändert aber nicht nur die Kommunikation. Auch die Produkte und Märkte ändern sich. Vier von zehn Unternehmen haben infolge von Digitalisierung / Büro 4.0 bereits neue Produkte oder Dienste auf den Markt gebracht und 57 Prozent bestehende Angebote angepasst.
In den einzelnen Bereichen eines Unternehmens ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist die Produktion und Projektabwicklung, die in 74 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert ist (mindestens zu 50 Prozent). Die Abteilungen Personal/Human Resources und Buchhaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 66 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Im Ranking folgen dahinter Marketing (62 Prozent), Einkauf (54 Prozent), Logistik (53 Prozent) sowie Forschung und Produktentwicklung (30 Prozent).
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| Digital Workplace im Büro 4.0 |
Kaum eine Tätigkeit wird davon nicht betroffen sein
Noch setzen acht von zehn deutschen Unternehmen häufig das Faxgerät zur internen oder externen Kommunikation ein, 40 Prozent nutzen bereits Online- oder Videokonferenzen, 15 Prozent Soziale Netzwerke. Der klassische Büroarbeitsplatz verändert sich zunehmend. Etwa jeder zweite Mitarbeiter sitzt an einem Computer-Arbeitsplatz, jeder Dritte nutzt für die Arbeit ein Mobilgerät mit Internetzugang wie Tablet-PC oder Smartphone.
Die Möglichkeit, an jedem Ort auf das Internet zuzugreifen, verändert die Arbeitswelt, so der Bitkom-Verband. Dank Smartphone, Tablet-Computer und Laptop ist man nicht mehr auf einen Büroarbeitsplatz angewiesen, sondern kann von unterwegs oder aus dem Home Office arbeiten. Der Arbeitsplatz wird zum Digital Workspace. Diese Veränderungen haben Auswirkungen darauf, wie wir arbeiten, wie wir Daten nutzen und schützen müssen.
So führt im digitalen Büro 4.0 die Nutzung mobiler Geräte vermehrt dazu, dass Daten im Internet, in einer Cloud gespeichert werden, da so der Zugriff auf die Daten flexibel ist. Die Flexibilität erkauft man sich aber mit steigenden Gefahren für Datensicherheit und Datenschutz. Die digitalen Risiken werden nämlich unterschätzt: 86 Prozent der Top-Manager sehen in der Digitalisierung eher Chance als Risiko für ihr Unternehmen. Zehn Prozent sehen eher eine Gefahr und nur vier Prozent meinen, die Digitalisierung habe keinen Einfluss auf ihr Unternehmen.
Der Weg hin zum Digital Workspace ist doppelt gefährlich
Bei den zahlreichen Projekten zu Digitalisierung / Büro 4.0 und der offensichtlichen Umstellung auf eine zunehmend digitale Kommunikation darf aber eines nicht vergessen werden: Es gibt nicht nur die Datenrisiken beim Digital Workspace, bei den Smartphones, Tablets und Clouds. Auch die ganz klassischen Arbeitsgeräte und Arbeitsplätze tragen Risiken für personenbezogene Daten in sich und können zu Datenpannen führen. Die Aktenordner im Papiermüll sind nur ein Beispiel dafür.
Wenn es also um Datenschutz im digitalen Zeitalter geht, sollten Unternehmen immer auch daran denken, dass wir erst auf dem Weg hin zum Digital Workspace sind. Es ist gut möglich, dass es den komplett digitalen Arbeitsplatz nur in Einzelfällen geben wird. Deshalb müssen alle Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten immer die klassische UND die digitale Arbeitswelt umfassen. Sonst werden die klassischen Datenrisiken übersehen – und damit zu einer wachsenden Gefahr.
Schätzen Sie digitale Gefahren im Büro 4.0 richtig ein? Testen Sie sich!
Frage: Die größten Risiken für die vertrauliche Kommunikation liegen im Internet. Stimmt das?
a. Ja, denn die klassische Kommunikation wird bei Weitem nicht so stark angegriffen.
b. Nein, jede Kommunikation muss geschützt werden, auch die klassischen Formen.
Lösung: Die Antwort b. ist richtig. Tatsächlich ist es sogar so, dass bestimmte Schutz-verfahren wie Verschlüsselung für papiergebundene Verfahren gar nicht verfügbar sind. Je nach Kommunikationsverfahren gibt es andere Risiken. Die Vertraulichkeit muss aber immer geschützt werden.
Frage: Die Digitalisierung bedroht den Datenschutz. Stimmen Sie dem zu?
a. Nein, nicht die Digitalisierung, sondern unzureichender Schutz und unvorsichtige Handlungen bedrohen die Daten, auch am klassischen Arbeitsplatz.
b. Ja, denn mit dem Internet kommen ganz neue Gefahren auf uns zu.
Lösung: Die Antwort a. ist richtig. Das Internet bringt zwar neue Datenrisiken mit sich, doch auch die klassischen Arbeitsverfahren können personenbezogene Daten in Gefahr bringen und Datenpannen verursachen. Der Schutzbedarf der Daten muss immer erfüllt werden, ganz gleich, ob am digitalen oder am klassischen Arbeitsplatz.
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